Dokumentace k zahájení projektu - Project Initiation Documentation

Místo PID v řetězci zahájení kapitálového projektu.

The Dokumentace k zahájení projektu (PID) je jedním z nejvýznamnějších artefaktů v projektový management, který poskytuje základ pro obchodní projekt.

PID sdružuje informace, které byly získány prostřednictvím Zahájení projektu a zahájení procesu projektu v a PRINCE2 řízené prostředí projektu. Přejmenování dokumentu PRINCE2 na dokument z roku 2009 označuje kolekci dokumentace, která byla shromážděna při vytváření projektu, spíše než všechny informace v systému.[podle koho? ]

Dokument o zahájení projektu poskytuje referenční bod v celém projektu jak pro zákazníka, tak pro Projektový tým.

Dokument o zahájení projektu často obsahuje následující:[1]

A Charta projektu lze vytvořit místo PID; oba typy dokumentů jsou si velmi podobné. Charta projektu je však méně podrobná, což ji činí vhodnější pro případy, kdy jsou producenti obsahu méně dostupní.[2]

Dokumentace k zahájení projektu z hlediska PRINCE2

PRINCE2 Model řízení projektu

Dokumentace k zahájení projektu je a PRINCE2 termín představující plán přístupu v projektovém řízení. Je sestaven z řady dalších dokumentů, včetně Obchodní případ, Podmínky zadání komunikační plán, registr rizik Tolerance projektu, plán projektu a jakékoli konkrétní kontroly nebo inspekce projektu jako součást resortního plánu kvality nebo společného projektového přístupu. PID představuje podrobnou verzi základního dokumentu pro zahájení projektu s názvem Project Brief.

PID spojuje dokumentaci a vytváří logický dokument, který spojuje všechny klíčové informace potřebné ke správnému zahájení a spuštění projektu. Mělo by být sděleno všem zúčastněným stranám a odsouhlaseno a podepsáno obchodní sponzoři. Stručně řečeno, toto je část projektu „kdo, proč a co“. Definuje všechny hlavní aspekty projektu a tvoří základ pro jeho řízení a hodnocení celkového úspěchu. Dokument o zahájení projektu vychází z obchodního případu (pokud existuje) s využitím informací a údajů z analýzy vytvořených během iniciačních aktivit.[3]

Běžnou součástí formálních metodik projektu, jako je PRINCE2[4] dokument je hlavní milník v Zahájení projektu proces. Je to dokument, který jde před Rada projektu pro odhlášení k zahájení projektu.

Dokument o zahájení projektu poskytuje referenční bod v celém projektu jak pro zákazníka, tak pro projektový tým.

Psaní dokumentu o zahájení projektu (PID)

Účel

Účelem dokumentu pro zahájení projektu (PID) je zachytit a zaznamenat základní informace potřebné ke správnému definování a plánování projektu. PID by měl rozšířit mandát projektu a uvést, čeho je projekt zaměřen a čeho plánuje dosáhnout, a důvod důležitosti plnění těchto cílů. Obsahuje také seznam lidí, kteří se podílejí na vývoji projektu od samého začátku až do ukončení projektu, spolu s jejich rolemi a povinnostmi. PID zahrnuje také datum, kdy byl PID schválen projektovou radou. Během fází projektu není PID pravidelně aktualizován. Jakékoli potřebné revize nebo aktualizace je třeba provést na konci každé fáze, aby bylo možné začlenit podrobné milníky pro další kroky. Dokument o zahájení projektu je základem rozhodnutí přijatých pro projekt a je neužitečný, když je PID dotazován nebo změněn v pozdější fázi bez odkazu na proč, kým nebo kdy.[5]

Prohlášení o rozsahu projektu

Jedna z nejdůležitějších částí PID. Projekt Prohlášení o rozsahu je rozdělena do tří částí: Prohlášení o rozsahu projektu, Navrhované řešení a V rozsahu pro příklad projektu. Ta část PID, která podrobně vysvětluje, co projekt přináší zúčastněným stranám a zákazníkům. Navrhované řešení vysvětluje, jaké inovace, změny a aspekty projekt přinese do životního prostředí a společnosti a jaké změny a obnovy způsobí. Prohlášení o rozsahu projektu by mělo obsahovat co nejvíce podrobností, protože pomáhá vyhnout se narůstajícím problémům a otázkám v životním cyklu projektu (pro úspěch v kategorii Rozsah jsou nutné požadavky). Ve fázi rozsahu pomáhá Projektový manažer rozhodovat o finančních aspektech a výdajích projektů.[6]

Pozadí projektu

Pozadí projektu stanoví, proč a jak byl projekt vytvořen. Fáze 1 projektu přinese požadovanou online funkčnost spolu se změnami nezbytných ovlivněných podnikových systémů, zatímco Fáze 2 zajistí správu digitálních práv a vkládání reklam v reálném čase. Osoba, která hrála klíčovou roli v účasti na projektu, by měla být uvedena v části PID. Je to racionální způsob, jak přesunout konkrétní projekt nad ostatní s důrazem na účast nejaktivnějšího kandidáta týmu. Je to proto, že to chce vidět někdo důležitý ve společnosti. Výsledkem by mělo být, že zdroje a vybavení je vám k dispozici, aby se zajistilo, že se váš projekt uskuteční.[7]

Předpoklady, závislosti a omezení

Předpoklady, Závislosti a omezení podrobně dokumentují zahájení projektu. Tyto podrobnosti se předpokládají před Požadavky na řízení projektu a specifikace specifikovaných obchodních požadavků. Omezení projektu v PID identifikují vnější dopad, jako je nedostupnost zdrojů nebo konkurence (jiný projekt).[8]

Organizace a správa

Aby bylo možné dokončit fázi organizace, musí tým dokončit organizační schéma. Projektu se dosáhne vícefunkčním týmem se zkušenými zástupci z různých oddělení, včetně vývojových, interaktivních, testovacích, síťových, infrastrukturních a obchodních systémů, bezpečnosti a marketingu. Zapojení různých oblastí se bude lišit v závislosti na postupu původního projektu.[9] SMG (Senior Management Group) bude informována o klíčových zjištěních a vývoji.[10]

Komunikační plán

Během celého procesu vytváření dokumentu o zahájení projektu si je vedoucí projektu vědom toho, že se budou účastnit schůzek Manažeři projektů třetích stran, Vedoucí architekti a vedoucí týmů, kde se budou konat diskuse o Zprávách o řízení projektu, Týdenní setkání projektových týmů, Čtrnáctidenní setkání dodavatelů a Týdenní programová zasedání představenstva.[11]

Plán jakosti

Plán kvality projektu je obvykle sepsán ITQA (IT Quality Assurance) a identifikuje aspekty, které budou dodány jako součást projektu (Baselined Project Plan, Obchodní požadavky (BRS), Případy užití, Design na vysoké úrovni (HLD), Specifikace softwarových požadavků (SRS), Testovací skripty, Zkušební zpráva, Post Development Review (PDR), Posouzení fází v plánu kvality projektu). ITQA také určuje, kdy bude probíhat hodnocení v konečné fázi (ESA). Jedná se v zásadě o kontrolní body po dobu životnosti projektu, které zajišťují dodávku kvalitního produktu. ESA předpokládá schůzku, kde se zvažuje Baselined Project Plan, aby se zajistilo, že je aktuální a aktuální plán, Zprávy o řízení projektu, Zprávy o kontrolních bodech projektu, Zápisy z jednání týmu, Akce a Agenda, Riziko projektu a Protokol problémů a tip na plán kvality.[12]

Počáteční plán projektu

Psaní počátečního plánu pro PID znamená adekvátní přehodnocení navrhovaného data a fází podrobností. Obchodní partneři často požadují, aby byl projekt dodán do nemožných dat, což vyžaduje zdůraznění této skutečnosti. V takovém případě je většina zúčastněných stran flexibilní a chystá se znovu zvážit datum zahájení nebo zmenšení rozsahu. Opětovné spuštění data nebo zmenšení rozsahu je třeba podpořit zdůvodněním, u nichž zúčastněné strany rozhodují o zpoždění data zahájení. Čím dříve pracovník začne budovat tento druh vztahů se zúčastněnými stranami, tím jednodušší bude později, až budou vzneseny naléhavější obavy ohledně rozsahu.[13]

Ovládací prvky projektu

Existuje určitý počet sekcí, které je třeba z hlediska řízení celého projektu vyplnit: Ovládací prvky projektu, Fáze projektu a proces výjimky. Mohly by zahrnovat Skutečné údaje o rozpočtu a prognózy vypracované pro každé finanční období, Výjimky, které budou předány manažerovi podnikového programu, Recenze produktů z plánu kvality, Tolerance projektu, Plán zmírnění rizik, identifikace rizik projektu a plány jejich zmírnění, Protokol problémů Stávající procesy kontroly změn, týdenní Highlight Report pro Corporate Program Board, týdenní schůzky s dodavateli, týdenní schůzky projektových týmů atd.

Protokol počátečních rizik a problémů

Pravidlo říká, že čím více se chystáme spáchat, tím více budeme muset splnit. The fáze projektu jsou Zahájení, Požadavky, Návrh, Vývoj, Test, Zahájení projektu a Uzavření ve fázi Výjimkového procesu. Poslední fáze je nejstabilnější, protože pokrývá, o kolik by se mohl zvýšit rozpočet, čas a rozsah projektu, aniž by byl projekt nucen jít do výjimky. V situaci, kdy se zúčastněné strany rozhodnou přemístit projekt do výjimky, je třeba zavést podrobný plán výjimek, který nahradí verze plánů projektu / fáze, které se používaly před výjimkou. A kromě všech těchto dodatečných papírů bude muset projektový manažer také udržovat projekt v pohybu vpřed a zajistit motivaci jejich týmu. Jakmile je PID formálně schválen, znamená to, že existuje další nepředvídaná událost, kterou je třeba využít, než se budete muset přesunout na výjimku. To může mít vliv na úspěšnou realizaci projektu v podstatě stejným způsobem, jako je dobrý peněžní tok klíčem k úspěchu každého rostoucího podniku.[14]

Boehm určil šest fází řízení rizik: identifikace, hodnocení, stanovení priorit, plánování plánování, řešení a monitorování, které probíhají v PID.[15]

Získání schválení PID

Příklad šestiměsíčního plánování zahájení projektu ...

Poslední fází psaní PID je schválení, což znamená distribuci všem zúčastněným stranám na distribučním seznamu v rámci PID a dalším zúčastněným stranám, jako jsou operace nebo HR pro zdroje e-maily s žádostí o připomínky. Poté vedoucí týmu shromáždí komentáře a poté následuje závěrečné setkání, kde se zúčastněné strany a zúčastněné strany chystají podrobněji projednat PID. Teprve po dokončení těchto fází bude mít váš PID dostatečný standard, aby mohl být schválen a předán programové radě k financování. V závislosti na složitosti a velikosti projektu budou fáze dokončeny v pěti neformálních a čtyřech formálních revizích. Mohly by se objevit některé problémy, jako je nedostatek nebo zdroje a nedostatek financí. Před zahájením PID je zásadně důležité určit, jak je váš projekt upřednostňován, což vám pomůže vyhnout se obrovským nákladům, pokud se projekt objeví ve fázi výjimky.[16]

Charakteristika PID

Specifikace důležitosti projektu, Dokumentace zahájení projektu identifikuje, že se jedná o smlouvu mezi vedením projektu a sponzorem. Cílem PID je pochopit předpoklady projektu. Správný formát PID představuje porozumění pozadí, cílům a výhodám. Dobrý projektový manažer se nezajímá jen o poskytování výstupu nebo schopnosti svým zákazníkům, ale zajímá se o širší kontext a výhody, které tato schopnost nakonec přinese. PID identifikuje, co je v rámci projektu s použitím vývojová schémata a Struktury členění produktu. Stěžejní role hraje identifikaci odpovědnosti, což implikuje role projektového manažera, vedoucí týmu, sponzor, dodavatel, zástupce uživatele, zúčastněné strany a členové řídící výbor.[17]

Před zahájením a. Je třeba vzít v úvahu klíčové aspekty projekt a vytvoření dokumentu o zahájení projektu, například: jak bude projekt doručen? Jaký typ přístupu: pestré techniky (např. vodopád, agilní metodologie )? Jaké způsoby komunikace se zúčastněnými stranami, udržování na vrcholu rizik, problémů a změn.

Pro PID stačí zahrnout místo, které zdůrazňuje hlavní fáze a aktivity projektu.

Úspěch PID a celého projektu staví na vizuálních aspektech, jako je grafika, které galvanizují lepší vizuální memorování projektu.

Je třeba identifikovat rizika, než se objeví jako problém v rámci celého projektu. Problém lze vyřešit vytvořením seznamu rizik hlavních projektů a toho, jaká preventivní opatření je třeba přijmout.

Je třeba vzít v úvahu finanční stránku projektu. Schéma PID je třeba zahrnout do jakýchkoli rozpočtových omezení a poskytnout předpoklady, které tým použil, když tak učiní odhad stejně jako podrobnosti o tom, jak často bude přezkum odhadem. Důležitý aspekt by se měl vyhnout izolacím, protože by to mohlo způsobit chyby, jako je pravopis nebo žargon.

Za účelem zlepšení PID by mohla být vytvořena prezentace identifikující a zdůrazňující hlavní body.[17]

Viz také

Reference

  1. ^ Psaní dokumentu o zahájení projektu
  2. ^ Dokumenty k zahájení projektu: Jak začít projekt skvěle, https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_85.htm.
  3. ^ Zahájení projektu a Dokument o zahájení projektu - Citováno dne 3. června 2010
  4. ^ Prince 2: Praktická příručka od Colina Bentleye, ISBN  978-0-7506-5330-5
  5. ^ Účel PID a souvisejících dokumentů,.http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-intro.html
  6. ^ Prohlášení o rozsahu projektu v PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-scope-statement-in-a-project-initiation-document.html
  7. ^ Pozadí projektu z hlediska PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-background.html
  8. ^ Předpoklady, závislosti a omezení PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-assumptions.html
  9. ^ Organizace a řízení projektu, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-governance.html
  10. ^ Návrh iniciačního dokumentu projektu, https://www.rbkc.gov.uk/pdf/jsna_pid.pdf
  11. ^ Komunikační plán, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document- communications-plan.html
  12. ^ Plán kvality projektu, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-quality-plan.html
  13. ^ Počáteční plán projektu, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-initial-plan.html
  14. ^ Ovládací prvky projektu v PID, http://www.my-project-management-expert.com/writing-a-project-initiation-document-project-controls.html
  15. ^ Boehm, B.W. (1989). Řízení softwarových rizik. Washington D.C .: IEEE Computer Society Press.
  16. ^ Získání schválení dokumentu o zahájení projektu, http://www.my-project-management-expert.com/project-lifecycle-project-initiation-document-approval.html
  17. ^ A b Co je dokonalým dokumentem pro zahájení projektu (PID) ?, http://www.susannemadsen.co.uk/blog/what-makes-a-perfect-project-initiation-document-pid