Hledání pomoci - Finding aid - Wikipedia

A hledání pomoci, v kontextu archivnictví, je nástroj obsahující podrobné, indexované a zpracované informace o konkrétní kolekci záznamů v rámci archiv. Vyhledávací pomůcky se často skládají z dokumentárního inventáře a popisu materiálů, jejich zdrojů a struktury.[1] Vyhledávací pomůcku pro sbírku obvykle sestavuje subjekt původu sbírky, původ nebo archivář nebo knihovník v době archivní zpracování. Vyhledávací pomůcka slouží k vyhledání konkrétních informací ve sbírce.[2] Vyhledávací pomůcka může také pomoci archivnímu úložišti spravovat jejich materiály a zdroje.[3]

Knihovna hlavní čítárny Kongresu
Vyhledávací pomůcky se používají k tomu, aby pomohly informačním profesionálům a vědcům najít materiály v archivu[4]
Kartový katalog v Kongresové knihovně
Kartový katalog v Kongresové knihovně

Historie vyhledávacích pomůcek odráží historii informací. Starověcí Sumerové měli své vlastní systémy indexů k vyhledání byrokratických a administrativních záznamů.[5] Vyhledávací pomůcky v 19. a 20. století byly papírové dokumenty, například seznamy nebo kartotéky. V 21. století je lze vytvářet v elektronických formátech, jako jsou tabulky nebo databáze. Standardní strojově čitelný formát pro pomůcky pro vyhledávání rukopisů, široce používaný ve Spojených státech, Kanadě, Velké Británii, Francii, Austrálii a jinde, je Zakódovaný popis archivu.[6]

Přehled

Vyhledávací pomůcky existují jako centrální nástroj pro interakci uživatelů a archivářů s archivními sbírkami. Freund a Toms poznamenávají, že hledání pomůcek se stalo upřednostňovaným prostředkem zprostředkování uživatelů se sbírkou v důsledku tiskové povahy většiny historických materiálů. Dále vysvětlují, že vyhledávací pomůcka v této tiskové formě je navržena tak, aby popisovala jedinou sbírku nebo uspořádání podobné provenience.[7] Clayton McGehee tvrdí, že vyhledávací pomůcka začala být preferována archiváři a repozitáři jako prostředek organizace jejich sbírek, protože jim umožňovala intelektuální a fyzickou kontrolu položek, které měli. Archiváři mohli získávat, oddělovat, redigovat a reorganizovat materiály. Nálezové pomůcky mohly odrážet tyto změny ve sbírce, ale také odrážely, že o těchto změnách ve sbírce budou vědět pouze archiváři. Papírové sbírky s vyhledávacími pomůckami zajistily, že se čtenáři budou muset spolehnout, že archivář najde a využije materiály.[8]

Obsah vyhledávací pomůcky se může lišit v závislosti na druhu materiálu, který popisuje. Vyhledávací pomůcka obvykle zahrnuje popis rozsahu sbírky, biografické a historické informace týkající se sbírky a omezení použití nebo přístupu k materiálům.[2] Vyhledávacími pomůckami mohou být podrobné soupisy obsahující obsah. Mohou také zahrnovat nadpisy témat čerpané z LCSH, AAT, nebo jiný řízená slovní zásoba, a může odkazovat na související sbírky v jiných úložištích. Datové prvky nezbytné pro hledání pomůcek jsou definovány Mezinárodní rada pro archivy[9] v popisu obecného mezinárodního standardního archivu (ISAD (G) ).[10] Existují různé národní implementace ISAD (G), jako např Popis archivu: Standard obsahu, používaný v USA.

Tvorba

Proces vytváření vyhledávací pomůcky často začíná archivním popisem. Například, Zakódovaný popis archivu požaduje základní popis sbírky, seznam pojmů řízené slovní zásoby, administrativní informace, biografické informace, rozsah a obsah, uspořádání, popis složek a další popisná data.[11] Při absenci univerzálního standardu pro hledání pomůcek[12] tyto prvky se často používají jako základ.

Součásti

The Základní popis, přehled sbírek, nebo Souhrnné informace je obvykle první část vyhledávací pomůcky, která obsahuje informace o tvůrci sbírky, fyzickém prostoru, který sbírka zabírá v archivu, rozsahu dat a abstraktu jejích dokumentů.[13] A Biografická / historická poznámka popisuje kolekci z pohledu časového období, které byla vytvořena, a poskytuje základní informace o osobě nebo organizaci. Může také popsat historii sbírky. The Rozsah a obsah poznámka stručně vysvětluje sbírku původ, jeho uspořádání a časové období a obecně jaké materiály obsahuje - dopisy, zprávy, fotografie, audio / video atd.

The Přístup a použití část obsahující informace o používání kolekce, například podmínky přístupu a omezení. Problémy s používáním, které mohou ovlivnit výzkumné pracovníky, mohou zahrnovat dárcovské smlouvy omezující přístup, informace o autorských právech, historii vlastnictví sbírky, jakékoli další formáty, které může mít kolekce, a pokud kolekce přijímá doplňky. dodatečné informace obsahuje podrobnosti souvisejících materiálů, jazyka, pokynů k citování, všech sponzorů a data zpracování. Hledané výrazy jsou obecně seznam nadpisů předmětů, jakýchkoli osobních, firemních nebo rodinných jmen, zeměpisných nadpisů a žánrových výrazů, které se vztahují k obsahu sbírky.

Dohoda je způsob, jakým byla kolekce objednána (zpravidla pokud možno v souladu s jejím původní objednávka ). Hierarchické úrovně uspořádání se obvykle skládají z skupiny záznamů obsahující série, které zase obsahují krabice, složky a položky.[14]

The Seznam obsahu je seznam materiálů sbírky až do úrovně pole a složky.[15] Popisy sérií obsahující název, data pokrytí a stručný popis obsahu každé série. Popisy sérií mohou také zahrnovat rozsah kontejnerů, prohlášení o typu uspořádání a poznámku o jakýchkoli omezeních pro každou sérii (například embargo na veřejný přístup na stanovené období z důvodu zachování důvěrnosti).

Digitalizace a hledání pomůcek

Kódovaný archivní popis (EAD)

Zakódovaný popis archivu byla vytvořena v roce 1998 pro použití vyhledávacích pomůcek v online prostředí. Jeho vytvoření umožnilo jednotný národní standard v USA pro hledání terminologie pomoci.[16]

Candida Fenton píše: „Encoded Archive Description Document Type Definition (EAD DTD) je nechráněný standard kódování, který specifikuje strukturu elektronické pomůcky pro vyhledávání archivů. Standard byl vyvinut v reakci na rostoucí úlohu sítí při přístupu k informacím popisujícím archivní fondy a umožnit výměnu záznamů mezi úložišti. “[17]

Hierarchický formát vyhledávacích pomůcek EAD však mezi uživateli vyvolal určitou kontroverzi, protože archiváři poznamenali, že zachovává stejné zmatky ohledně hledání pomůcek pro uživatele.[18]

Interakce uživatele a vyhledávací pomůcky

Freund a Toms tvrdili, že sbírky se stávají digitálně dostupnějšími ve větší frekvenci, od archivářů již nelze očekávat, že budou uživatelům pomáhat při jejich všech potřebách.[7] Clayton McGehee vyjádřil znepokojení nad nedostatečnou interakcí mezi hledáním pomůcek různých knihoven a úložišť. Tvrdil, že aby zůstal v kontaktu s rychlým sdílením a šířením informací, musí vyhledávací pomůcky interagovat s digitálními knihovnami. Laura Farley tvrdila, že obě tyto obavy ohledně rychlosti měnících se informací a nutnosti přizpůsobit se lze doplnit přidáním anotací uživatelů k online vyhledávacím pomůckám. Farley také poznamenal, že příspěvky uživatelů mohou archivářům pomoci zvýraznit užitečné položky, které nejsou uvedeny v existující pomoci při hledání. Došla k závěru, že

Online participativní vyhledávací pomůcky s anotacemi uživatelů jsou možné pro úložiště jakékoli velikosti a rozpočtu a povedou k úplnějším zdrojům pro uživatele a archiváře ... Aby byli archiváři úspěšní v oslovování uživatelů, musí se otevřít nové spolupráci s různými komunitami mimo akademický svět, vzdal se role rekordních vrátných a pozval v otevřené komunikaci s uživateli.[19]

Viz také

Poznámky pod čarou

  1. ^ "Hledání pomůcek pro archivní a rukopisné sbírky | Vzácné a rukopisné sbírky". vzácná.knihovna.kornell.edu. Citováno 2018-03-25.
  2. ^ A b "hledání pomoci | Společnost amerických archivářů". www2.archivists.org. Citováno 2018-04-01.
  3. ^ "hledání pomoci | Společnost amerických archivářů". www2.archivists.org. Citováno 2019-04-15.
  4. ^ Highsmith, Carol M. (2009), Hlavní čítárna kongresové knihovny v budově Thomase Jeffersona, vyvoláno 2019-04-20
  5. ^ „Objevte hledací pomůcky!“. Blog Kanady Knihovna a Archivy. 2012-02-28. Citováno 2018-04-01.
  6. ^ „Vývoj kódovaného archivního popisu DTD (oficiální stránky EAD, Library of Congress)“. www.loc.gov. Citováno 2018-04-01.
  7. ^ A b Freund, Luanne; Toms, Elaine G. (duben 2016). "Interakce s archivními vyhledávacími pomůckami: Interakce s archivními vyhledávacími pomůckami". Journal of the Association for Information Science and Technology. 67 (4): 994–1008. doi:10.1002 / asi.23436.
  8. ^ McGahee, Clayton (březen 2018). "Zpřístupnění speciálních sbírek uživatelům: Hledání pomůcek". International Journal of Legal Information. 46 (1): 31–38. doi:10.1017 / jli.2018.2. ISSN  0731-1265.
  9. ^ „Mezinárodní rada pro archivy |“. www.ica.org. Citováno 2018-04-01.
  10. ^ „ISAD (G): General International Standard Archive Description, Second edition | International Council on Archives“. 18. 08. 2010. Archivovány od originál dne 18. 8. 2010. Citováno 2018-04-01.
  11. ^ „Osvědčené postupy LC EAD v Kongresové knihovně (hledání pomůcek)“. www.loc.gov. Citováno 2018-04-23.
  12. ^ "Standardy pro archivaci Popis: Kapitola 5". www.archivists.org. Citováno 2018-04-05.
  13. ^ Harmeyer, Neal. „Knihovní průvodci: Primární zdroje v archivech a zvláštních sbírkách: Jak číst pomoc při hledání“. průvodci. lib. cesta. edu. Citováno 2018-04-19.
  14. ^ "úrovně uspořádání | Společnost amerických archivářů". www2.archivists.org. Citováno 2018-10-20.
  15. ^ Harmeyer, Neal. „Knihovní průvodci: Primární zdroje v archivech a zvláštních sbírkách: Jak číst vyhledávací pomůcku“. průvodci. lib. cesta. edu. Citováno 2018-04-05.
  16. ^ McGahee, Clayton (2018). "Zpřístupnění speciálních sbírek uživatelům: hledání pomůcek". International Journal of Legal Information. 46 (1): 31–38. doi:10.1017 / jli.2018.2. ISSN  0731-1265.
  17. ^ Fenton, Candida (2010). "Používání řízené slovní zásoby a tezaurů v britských online vyhledávacích pomůckách". Časopis Společnosti archivářů. 31 (2): 187–205. doi:10.1080/00379816.2010.506792. ISSN  0037-9816.
  18. ^ Scheir, Wendy (2006). „První záznam: zpráva o kvalitativní průzkumné studii zkušeností začínajících uživatelů s online vyhledávacími pomůckami“. Deník archivní organizace. 3 (4): 49–85. doi:10.1300 / j201v03n04_04. ISSN  1533-2748.
  19. ^ Farley, Laura (2015-05-27). Participativní pomoc při hledání a archivář: Jak anotace uživatelů mění roli každého. OCLC  913171735.

externí odkazy