Sjednocené účetní knihy - Unified ledger accounting

Koncept a jednotné účetní knihy aplikace je často nová pro lidi, kteří používají tradiční modulární účetní systémy, i když myšlenka je velmi jednoduchá. Tradiční modulární systémy mají samostatné hlavní, nákupní a prodejní knihy, které odrážejí časy, kdy účetní zapisovali informace do velkých papírových knih nebo knih. Zůstatky na kontrolních účtech byly zkopírovány z jedné knihy do druhé, takže bylo možné dokončit celou sadu účtů a jako další kontrola procesu účty byly odsouhlaseny. Tím bylo zajištěno, že všechny jednotlivé položky byly správně přidány do kontrolních součtů před provedením jakýchkoli převodů.

Na konci sedmdesátých let si počítačoví experti všimli potenciálu pro psaní účetních systémů pomocí počítačový software. Zcela správně se zeptali účetních, co udělali, a replikovali použitý systém účetnictví a poskytli řešení, které bylo snadno pochopitelné.

To byl zrod modulárního účetního softwaru, který odráží historický proces buď generováním informací na pozadí, nebo dávkovými aktualizacemi z jedné knihy do druhé. Odborníci se nezeptali, proč měli účetní tento systém více knih. Důvodem je jednoduše to, že mít jedinou knihu by znamenalo, že by bylo nutné hromadit hodnoty za to, co bylo nakoupeno, prodáno nebo přijato v hotovosti, velmi obtížně zvládnutelné a historie je naučila, jak by se mělo vést účetnictví.

Jednotný účetní systém funguje jinak; jedná se o jednu knihu, ve které jsou provedeny dva zápisy, debetní a kreditní, současně. Všechny debety zvyšují stejnou hodnotu jako všechny kredity. Výsledkem je, že nejsou vyžadovány žádné kontrolní účty a žádné převody do jiných knih hlavní knihy.

Neexistuje žádný požadavek, abyste sladili kontrolní účty, a žádná příležitost, aby váš systém nebyl v rovnováze. Kromě toho v softwaru neexistují žádné skryté procesy na pozadí, které je třeba zkontrolovat nebo udržovat.

Identifikace sjednocené účetní knihy

Dnes obrovské množství výpočetního výkonu, které je k dispozici, znamená, že mnoho prodejců softwaru tvrdí, že má jednotný účetní účetní systém, pokud tak neučiní. Procesy a háčky generují další položky požadované v systému, jsou dostatečně rychlé, aby si toho uživatel nevšiml, tak jak můžete zjistit, zda je váš účetní systém modulární nebo jednotný?

Duplicitní řádky

Jednou z podmínek sjednocené účetní knihy je, že pokud zadáte nákupní fakturu se třemi řádky, budete mít do databáze zapsány pouze tři řádky. V modulárních systémech je nákup nebo hlavní kniha řádek bude „znovu vytvořen“ v příslušné knize s háčkem zpět na fakturu. To má za následek vytvoření čtyř nebo více řádků (v závislosti na tom, jak byl software vytvořen), které duplikují informace. V jednotném účetním systému účetní knihy duplicitní řádky neexistují a softwarové háčky jsou zbytečné.

Zpomalte čas

Představte si, že čas byl zpomalen, takže jakékoli procesy, které nastanou po zadání nákupní faktury, budou trvat déle než 5 minut. U modulárního účetního systému jsou tři počáteční řádky faktury umístěny na účet nákupní kniha, počkejte pět minut, software vytvoří další řádek v hlavní knize, počkejte pět minut, hodnota kontrolního účtu se aktualizuje tak dále.

To se dnes nemusí zdát vhodné, nicméně existují případy, kdy se systémy vypnou uprostřed jednoho z těchto procesů, a to je situace, kdy získáte účetní systém, který je nevyvážený. Účetní systém Unified Ledger nikdy nemůže být nevyvážený. (To je za předpokladu, že je to správné Řízení databázových transakcí jsou na svém místě a výše uvedené „tři počáteční řádky“ jsou vždy psány buď úplně, nebo vůbec)

Pomalé podávání zpráv a doba pro dotazy

Sjednocené účetní knihy, jednoduše svým designem, mají tendenci ukládat všechna transakční data do jedné tabulky - i když to může mít určité výhody z hlediska reportování, dělá to psaní zpráv pro uživatele komplikovanějším, protože musí rozlišovat mezi dodavatelem, zákazníkem a nominální transakce. S rostoucím objemem dat se navíc může vytváření reportů zisků a ztrát v některých případech velmi zpomalit až za několik dní