Správa úkolů - Task management

Nesmí být zaměňována s Správce úloh.

Správa úkolů je proces řízení a úkol během svého životního cyklu. Zahrnuje plánování, testování, sledování a podávání zpráv. Správa úkolů může pomoci buď jednotlivci dosáhnout cílů, nebo skupiny jednotlivců spolupracovat a sdílet znalosti pro dosažení kolektivních cílů.[1] Úkoly se také liší podle složitosti, od nízké po vysokou.[1]

Efektivní správa úkolů vyžaduje správu všech aspektů úkolu, včetně jeho stavu, priority, času, přiřazení lidských a finančních zdrojů, opakování, závislost, oznámení atd. Ty mohou být soustředěny dohromady do základních činností správy úkolů.

Ke správě více jednotlivců nebo týmových úkolů může například pomoci specializovaný software Pracovní postup nebo software pro řízení projektů. Ve skutečnosti mnoho lidí[SZO? ] věří, že správa úkolů by měla sloužit jako základ pro projektový management činnosti.[2]

Správa úkolů může být součástí řízení projektu a řízení procesu a může sloužit jako základ efektivity Pracovní postup v organizaci. Manažeři projektu, kteří dodržují úkoly orientované řízení, mají podrobný a aktuální harmonogram projektu a jsou obvykle dobří v řízení členů týmu a posouvání projektu vpřed.[3]

Životní cyklus úkolu

Stav úkolů lze popsat podle následujících stavů:

  • Připraven
  • Přiřazeno
  • Ukončeno
  • Vypršela platnost
  • Předán
  • Začal
  • Hotovo
  • Ověřeno
  • Pozastaveno
  • Selhalo

Následující státní stroj diagram popisuje různé stavy úkolu v průběhu jeho životního cyklu. Na tento diagram se odkazuje z IBM.[4] Aktuálnější stavový diagram úkolu použitelný pro moderní průběžné dodávky metodu naleznete zde.[5]

TaskLifeCycle.png

Činnosti podporované úkoly

Jako disciplína zahrnuje správa úkolů několik klíčových činností. Existují různá koncepční členění, která na vysoké úrovni vždy zahrnují kreativní, funkční, projektové, výkonnostní a servisní činnosti.

  • Tvůrčí činnosti se týkají vytváření úkolů. V kontextu by to mělo umožnit plánování úkolů, brainstorming, tvorbu, zpracování, objasnění, organizaci, redukci, cílení a předběžné stanovení priorit.
  • Funkční činnosti se týkají personálu, prodeje, kvality nebo jiných oblastí řízení, jejichž hlavním účelem je zajištění výroby finálního zboží a služeb pro dodávky zákazníkům. V kontextu by to mělo umožnit plánování, podávání zpráv, sledování, stanovení priorit, konfiguraci, delegování a správu úkolů.
  • Činnosti projektu se týkají plánování a vykazování času a nákladů. Ty mohou zahrnovat více funkčních činností, ale jsou vždy větší a účelnější než součet jeho částí. V kontextu by projektové aktivity měly umožňovat členění projektových úkolů označovaných také jako struktura rozpisu práce, přidělování úkolů, soupis mezi projekty a souběžný přístup k databázím úkolů.
  • Servisní činnosti se týkají poskytování služeb klientům a interním společnostem, včetně řízení vztahů se zákazníky a správy znalostí. V kontextu by to mělo umožňovat připojení souborů a odkazy na úkoly, správu dokumentů, správu přístupových práv, soupis záznamů klientů a zaměstnanců, správu objednávek a hovorů a anotování úkolů.
  • Výkonnostní aktivity se týkají sledování výkonu a plnění přidělených úkolů. V kontextu by to mělo umožnit sledování podle času, kontroly nákladů, zúčastněných stran a priorit; grafy, exportovatelné zprávy, aktualizace stavu, úpravy termínů a protokolování aktivit.
  • Report aktivity se týkají prezentace informací o dalších pěti uvedených aktivitách, včetně grafického zobrazení.

Software pro správu úkolů

Viz také: Kategorie: Software pro správu úloh

Softwarových nástrojů pro správu úloh je na trhu mnoho. Některé jsou zdarma; jiné určené pro účely celopodnikového nasazení. Některé jsou seznamy jednoduchých úkolů, jiné se mohou pochlubit mimo jiné možnostmi vytváření, vizualizace a oznamování úkolů v rámci celého podniku. Správa úkolů je používána malými až velkými společnostmi velikosti 100. Podporuje jednoduché jednotlivé projekty až po činnosti správy podnikových úkolů.

Software pro řízení projektů, kalendářový software a software pro pracovní postupy také často poskytují software pro správu úkolů s pokročilou podporou pro činnosti správy úkolů a odpovídající dimenze softwarového prostředí, přičemž oplácejí nesčetné množství projektových a výkonnostních aktivit zabudovaných do většiny dobrých softwarových produktů pro správu úloh na podnikové úrovni.

Softwarové dimenze protínající téměř všechny řady produktů pro správu úloh zahrnují vytváření úkolů, vizualizaci úkolů, oznámení, přiřazování zdrojů, kompatibilitu, konfigurovatelnost, škálovatelnost, a hlášení

  • Vytváření úkolů zahrnuje možnosti spolupráce pro přeměnu nápadů na akce (úkoly). To zahrnuje činnosti spojené s definováním úkolu a zahrnuje spolupráci potřebnou v procesu plánování.
  • Vizualizace úkolů zahrnuje prezentaci úkolů, nejčastěji prostřednictvím časových a seznamových formulářů. Prioritní vizualizace zahrnuje klasifikaci (např. Rozpočet, čas, zúčastněnou stranu) a mechanismus (např. Barevný kód nebo text). Kalendář zahrnuje plánování (např. Dostupnost, schůzky, schůzky a další potenciální konflikty) a oznámení.
  • Oznámení zahrnují konfigurovatelné nastavení pro informování minulých, současných a nevyřízených termínů.
  • Přiřazení prostředků zahrnuje schopnost delegovat úkoly a nástroje na jednoho nebo více lidí.
  • Kompatibilita zahrnuje schopnost prostředí pro správu úloh připojit se k jiným systémům, softwaru a prostředím. Zahrnuje nastavení struktury a omezení komunikace směřující z prostředí správy úloh do jiného softwaru, systémů a prostředí.
  • Konfigurovatelnost zahrnuje schopnost přidávat, odebírat a spravovat funkce a použitelnost v prostředích správy úloh.
  • Škálovatelnost zahrnuje schopnost správně provést úkol, když je provedena změna počtu uživatelů, aby splňovaly specifické požadavky na úkol.
  • Reporting zahrnuje prezentaci informací zobrazením buď v tabulkovém nebo grafickém zobrazení.

Viz také

Reference

  1. ^ A b Maus, Heiko, M.P. van der Aalst, Wil, Rickayzen, Alan, Riss, Uwe. V. „Výzvy pro obchodní procesy a správu úkolů“, Journal of Universal Knowledge Management. Svazek 0, vydání 2, 2005.
  2. ^ Bianchi, bohatý. „6 klíčových prvků pro lepší správu úkolů,“ Tech Republic. 3. ledna 2005.
  3. ^ Thomas Cutting „Vztah vs. řízení podle úkolů“. 3. března 2010 http://www.pmhut.com/relationship-vs-task-oriented-management
  4. ^ „Životní cyklus lidských úkolů“. Dokumentace k serveru IBM WebSphere Process Server. IBM. Citováno 25. května 2009.
  5. ^ "Anatomie úkolu".