Archivace e-mailů - Email archiving

Archivace e-mailů je akt zachování a umožnění prohledávání všech e-mailů od / od jednotlivců. Řešení pro archivaci e-mailů zachycují e-mailový obsah buď přímo z samotné e-mailové aplikace, nebo během přepravy. Zprávy se obvykle ukládají na úložiště magnetického disku a indexují, aby se zjednodušilo budoucí vyhledávání. Kromě jednoduchého hromadění e-mailových zpráv tyto aplikace indexují a poskytují rychlý a prohledávatelný přístup k archivovaným zprávám nezávisle na uživatelích systému pomocí několika různých technických metod implementace. Mezi důvody, proč se společnost může rozhodnout implementovat řešení archivace e-mailů, patří ochrana důležitých dat mise, splnění požadavků na uchovávání a dohled příslušných předpisů a pro účely e-discovery. Předpokládá se, že e-mailem archivační trh poroste z téměř 2,1 miliardy USD v roce 2009 na více než 5,1 miliardy USD v roce 2013.[1]

Definice

Archivace e-mailů je automatizovaný proces pro uchování a ochranu všech příchozích a odchozích e-mailových zpráv (stejně jako příloh a metadat), aby k nim bylo možné v případě potřeby přistupovat později. Mezi výhody archivace e-mailů patří obnovení ztracených nebo náhodně smazaných e-mailů, zrychlená reakce na audit, uchování duševního vlastnictví obsaženého v obchodním e-mailu a jeho přílohách a „eDiscovery“ v případě soudních sporů nebo interních vyšetřování (co se stalo, kdo řekl co).

Přehled

Archivace e-mailů je proces zachycování, uchovávání a snadného prohledávání veškerého e-mailového provozu od a od dané osoby, organizace nebo služby. Řešení pro archivaci e-mailů zachycují e-mailový obsah buď přímo ze samotného e-mailového serveru (žurnálování), nebo během přenosu zprávy. Archiv e-mailů lze poté uložit na magnetickou pásku, disková pole nebo nyní častěji než v cloudu. Bez ohledu na umístění e-mailového archivu se indexuje, aby se urychlilo budoucí vyhledávání, a většina dodavatelů archivu poskytuje uživatelské rozhraní vyhledávání, které zjednodušuje konstrukci dotazů.

Kromě e-mailu, příloh a souvisejících metadata, některé aplikace pro archivaci e-mailů mohou také archivovat další aspekty poštovní schránky, včetně veřejných složek, .pst soubory, kalendáře, kontakty, poznámky, rychlé zprávy a kontext.

Cíle

Existuje mnoho motivací pro podniky nebo koncové uživatele, aby investovali do řešení pro archivaci e-mailů, včetně:

  • Uchovávání údajů
  • Ochrana duševního vlastnictví
  • Soulad s předpisy
  • Soudní spory a právní spory
  • Zálohování e-mailů a zotavení po katastrofě
  • Optimalizace systému a úložiště zpráv
  • Monitorování interního a externího e-mailového obsahu
  • Správa záznamů (zásady uchovávání e-mailů)
  • Kontinuita podnikání a e-mailu

Soulad s předpisy

Jak podniky všech velikostí rostou více závislé na e-mailu, roste také obchodní hodnota tohoto obsahu. Chránit tyto stále cennější informace (duševní vlastnictví), byly přijaty četné standardy a předpisy vyžadující ochranu a uchovávání záznamů i včasnou reakci na právní (objev) a informační (FOIA) žádosti.[2] Moderní řešení pro archivaci e-mailů umožňují společnostem splnit regulační požadavky nebo podnikové zásady zabezpečením a uchováním dat a poskytnutím flexibilních zásad správy dat, které autorizovaným uživatelům umožňují uzákonit „zákonná pozdržení“, nastavit zásady uchovávání a čištění nebo provádět vyhledávání ve více poštovních schránkách za účelem dokončení různých dotazy.

Některé z hlavních požadavků na dodržování předpisů, které vedou k potřebě zabezpečené archivace e-mailů, jsou (abecedně):

Kanada

Německo

Švýcarsko

Spojené království

Spojené státy

Všimněte si, že mnoho předpisů pro dodržování předpisů vyžaduje zachování „elektronické obchodní komunikace“, která se skládá nejen z e-mailu, ale může zahrnovat okamžité zprávy, přílohy souborů, Bloomberg Messaging, Reuters Messaging, PIN-to-PIN a SMS textové zprávy, VoIP a další komunikace elektronických zpráv používaná v podnikání.

Soudní spory a právní objevy

Pro právní objev řešení pro archivaci e-mailů sníží celkové riziko oloupení a výrazně urychlit elektronický objev. Důvodem je, že zprávy jsou indexovány, jsou k dispozici záznamy o auditu, zprávy jsou deduplikovány a lze použít legální zadržení / uchování.[5] Kvůli podpoře soudních sporů lze e-mail rychle načíst a existuje historie e-mailu, která prokazuje jeho pravost pro řetězec péče. Z důvodu podpory dodržování předpisů jsou e-mailové záznamy uloženy v archivu podle zásad uchovávání definovaných správcem. Když vyprší doba uchovávání, archivační aplikace e-mail automaticky odstraní. Aby byla organizace v souladu s předpisy, může úmyslně zničit e-mailové zprávy, pokud (1) je zničení provedeno podle stanovených zásad společnosti a (2) zničení se okamžitě zastaví, pokud dojde k incidentu, který by mohl vést k soudnímu procesu.[6]

Pokud má organizace více samostatných aplikací, například pro e-discovery, správu informací o záznamech a archivaci e-mailů, může mít každá aplikace samostatnou databázi a je obtížné de-duplikovat zprávy a zajistit, aby byla použita jedna zásada uchovávání. Z právního hlediska je to důležité, protože jakmile vypršela doba uchovávání, měla by být zpráva vymazána z archivu.[7] Zprávy, které nejsou vymazány, jsou stále zjistitelné, pokud by k soudnímu sporu došlo později. Bez jednotného archivu je tedy obtížné zajistit jedinou zásadu uchovávání. Tento problém se zvětšuje u velkých organizací, které spravují desítky milionů e-mailů denně.

Bez archivace e-mailů e-mail pravděpodobně existuje na nějaké kombinaci záložních pásek a dále koneční uživatelé „Místní pracovní stanice. Pokud je třeba najít konkrétní e-mail pro interní vyšetřování nebo v reakci na soudní spor, může jeho vyhledání trvat týdny a stojí hodně. S dnešními právními pravidly pro zjišťování (viz FRCP: https://web.archive.org/web/20141021110256/http://www.uscourts.gov/uscourts/RulesAndPolicies/rules/EDiscovery_w_Notes.pdf ) a legislativou o dodržování předpisů je nutné, aby IT oddělení centrálně spravovala a archivovala e-maily své organizace, takže e-maily lze prohledávat a vyhledávat během několika minut; ne dny nebo týdny.

Zálohování e-mailů a zotavení po katastrofě

E-mail je mízou mnoha moderních podniků a podniky dnes více závisí na spolehlivých e-mailových službách. Prakticky všechny podniky implementují infrastrukturu zasílání zpráv, aby spojily pracovníky a umožnily obchodní procesy. V elektronický obchod arena, zaměstnanci mohou vyžadovat přístup k e-mailu k uzavření prodeje a správě účtů. Tito zaměstnanci a mnoho dalších se může rozhodnout ponechat své e-maily na neurčito, ale některé organizace mohou nařídit, aby byly odstraněny e-maily staré více než 90 dní. Nastavení těchto druhů zásad uchovávání si zaslouží pečlivé zvážení, protože jediný e-mail by mohl společnosti pomoci vyhrát soudní spor nebo se úplně vyhnout soudním sporům. Archivaci e-mailů lze také použít pro kontinuitu podnikání na úrovni jednotlivých zaměstnanců. Když jeden zaměstnanec ukončí práci, jeho náhradníkovi může být umožněn přístup k archivovaným zprávám odcházejícího zaměstnance za účelem uchování korespondenčních záznamů a povolení zrychleného nastupování.

Jako součást komplexního plán obnovy po katastrofě, e-mailový archiv může být nápomocen ve snaze organizace „vrátit se k práci“. Offline online archiv znamená, že sekundární zařízení může roztočit servery pro zasílání zpráv a rychle získat přístup k posledním odeslaným / přijatým e-mailům i ke všem historickým datům zasílání zpráv. Offsite archivy mohou mít formu diskových farem (SAN) ve vzdálených zařízeních DR nebo e-mailových archivů uložených ve veřejných / soukromých cloudových prostředích. Ačkoli produkty pro archivaci e-mailů zachycují a kopírují všechny zprávy, nejsou zrcadlenými kopiemi samotného serveru pro zasílání zpráv, a proto nemohou pomoci znovu vytvořit uživatelské účty / skupiny v případě katastrofy.

Optimalizace systému zpráv a úložiště

Každá e-mailová zpráva zabírá místo na pevném disku e-mailového systému nebo na jiném trvalém úložném zařízení (např. Úložiště připojené k síti, Síť úložiště, atd.). Jak se počet těchto zpráv zvyšuje, jednoduché operace, jako je načítání, vyhledávání, indexování, zálohování atd., Využívají více prostředků informačního systému. V určitém okamžiku musí být starší data z produkčního e-mailového systému odstraněna, aby mohla udržovat úroveň výkonu pro své primární použití, výměnu e-mailových zpráv. Řešení pro archivaci e-mailů zlepšují výkon a účinnost e-mailového serveru odstraněním e-mailů a příloh ze serveru pro zasílání zpráv na základě zásad definovaných správcem. Archivovaný e-mail a přílohy zůstávají koncovým uživatelům přístupné prostřednictvím stávajících e-mailových klientských aplikací.

Viz také

Reference

  1. ^ Radicati Group, Inc. zveřejnila studii „Trh archivace e-mailů, 2009–2013“
  2. ^ "Údržba systému". IProdukce.
  3. ^ „Pravidla MFDA“. mfda.ca.
  4. ^ Zásady přístupu k datům a digitálních dokumentů (GDPdU) Archivováno 18.07.2011 na Wayback Machine
  5. ^ Sedona Canada Principles: Addressing Electronic Discovery, 2008
  6. ^ Kest, Kristopher; Drew Sorrell; Lowndes, Drosdick, Doster, Kantor & Reed, P.A. (12. dubna 2013). „Máte povoleno záměrně ničit e-maily? Re: Ochrana osobních údajů na pracovišti“. Recenze vnitrostátního práva. Citováno 17. dubna 2013.CS1 maint: více jmen: seznam autorů (odkaz)
  7. ^ http://www.usdatavault.com/library/email_archiving_best_practices.pdf

Další čtení

externí odkazy