Zaznamenává životní cyklus - Records life-cycle - Wikipedia

Zaznamenává životní cyklus skládající se ze tří fází: vytvoření, údržba a dispozice záznamu.[1]

Zaznamenává životní cyklus v správa záznamů odkazuje na následující fáze „délky života“ záznamů: od jeho vytvoření po jeho uchování (v archivech) nebo likvidaci. I když existují různé modely životního cyklu záznamů, všechny vytvářejí nebo přijímají, používají a disponují funkcemi.[2]

Přehled

Fáze správy záznamů životního cyklu záznamů se skládá z vytvoření, klasifikace, údržby a vyřazení. K tvorbě dochází při příjmu informací ve formě záznamů. Záznamy nebo jejich informace jsou klasifikovány v nějakém logickém systému. Protože se používají záznamy, vyžadují údržbu. Dispozice zahrnuje zničení nebo převod na archiv pro budoucí reference.

Poté následuje druhá archivní fáze skládající se z výběru nebo získání záznamů archivem, popisu záznamů v inventářích, hledání pomůcek apod. A zachování záznamů nebo možná informací v záznamech. Výzkumní pracovníci a vědci mohou pokračovat v odkazování a používání informací obsažených v záznamech.

Model kontinua

Ve 30. letech Emmett Leahy Spojených států Národní archiv měl ústřední roli při vývoji programu pro definování životního cyklu záznamů od vytvoření a použití přes případné zničení nebo archivaci.[3] Richard Berner z University of Washington navrhl jediný cíl správy a archivace záznamů: „odpovědné používání a správa záznamů vedoucí k autorizovanému zničení nebo archivačnímu uchování a správě“.[4]

Profese správy záznamů a archivů, i když odlišné, jistě pracují na stejném cíli: efektivní správa zaznamenaných informací ve všech fázích kontinua, od vytvoření po likvidaci. Efektivní správa zaznamenaných informací (to, co Berner nazývá „odpovědné používání a správa záznamů“) vyžaduje nepřetržitou spolupráci mezi správcem záznamů a archivářem, aby:

  • zajistit vytvoření správných záznamů obsahujících správné informace ve správném formátu;
  • organizovat záznamy a analyzovat jejich obsah a význam pro usnadnění jejich dostupnosti;
  • okamžitě je zpřístupnit těm (správcům i výzkumným pracovníkům), kteří mají právo a požadavek, aby je viděli;
  • systematicky likvidovat již nepotřebné záznamy; a
  • chránit a uchovávat informace tak dlouho, jak to bude potřeba (pokud je to nutné, navždy).

Důležité pozdější příspěvky přinesl Frank Upward a jeho vývoj Zaznamenává model kontinua.

Viz také

Reference

  1. ^ FEA (2005). Profil správy záznamů FEA, verze 1.0. 15. prosince 2005.
  2. ^ Pearce-Moses, Richard (2005). Glosář archivu a terminologie záznamů. Chicago, IL: Společnost amerických archivářů. str. 232. ISBN  1-931666-14-8.
  3. ^ Emmett J. Leahy (1910-1964) Cena Emmetta Leahyho, vyvoláno 2020-11-17
  4. ^ Berner, R. (1983). Archivní teorie a praxe ve Spojených státech: Historická analýza. Seattle a Londýn.

Další čtení