Obecně přijímané zásady vedení záznamů - Generally Accepted Recordkeeping Principles

The Obecně přijímané zásady vedení záznamů (Zásady), byly vytvořeny ARMA International jako společný soubor zásad, které popisují podmínky, za kterých obchodní záznamy a související informace by měly být udržovány.^[1]

Principy

Osm principů je navrženo k identifikaci hlavních charakteristických znaků efektivity Správa informací, ale nenásledujte numerickou hierarchii důležitosti.^[1]

• Zásada odpovědnosti
• Zásada transparentnosti
• Princip integrity
• Zásada ochrany
• Zásada dodržování předpisů
• Zásada dostupnosti
• Zásada zadržení
• Princip dispozice

Seznam zásad lze vyvolat pomocí Mnemotechnická pomůcka „TIPOVÁ KARTA“, která má dvojí účel, protože implikuje, že principy jsou tipy pro efektivní vedení záznamů.

ARMA International Maturity Model for Information Governance

Informace jsou jednou z nejdůležitějších strategických aktiv, která organizace vlastní. Závisí na informacích při vývoji produktů a služeb, rozhodování o důležitých strategických rozhodnutích, ochraně vlastnických práv, podpoře marketingu, řízení projektů, zpracování transakcí, poskytování služeb zákazníkům a generování výnosů. Tyto důležité informace jsou obsaženy v obchodních záznamech organizací. Nebylo vždy snadné popsat, jak vypadá „dobré vedení záznamů“. Přesto tato otázka získává na důležitosti, protože regulační orgány, akcionáři a zákazníci jsou stále více znepokojeni obchodními praktikami organizací.

Společnost ARMA International uznala, že jasné prohlášení „Obecně přijímané zásady uchovávání záznamů®“ (dále jen „zásady“) by se řídilo:

• Generální ředitelé při rozhodování o tom, jak chránit své organizace při využívání informačních aktiv;
• Zákonodárci při tvorbě právních předpisů chtěli přinést organizacím odpovědnost; a
• Profesionálové v oblasti správy záznamů při navrhování komplexních a efektivních programů pro správu záznamů.

Principy určují kritické znaky správy informací, které Gartner popisuje jako rámec odpovědnosti, který „zahrnuje procesy, role, standardy a metriky, které zajišťují efektivní a efektivní využívání informací a umožňují organizaci dosáhnout jejích cílů.“ Jako takové se vztahují na všechny velikosti organizací, ve všech typech průmyslových odvětví a v soukromém i veřejném sektoru. Nadnárodní organizace mohou také použít Principy k zavedení konzistentních postupů napříč různými obchodními jednotkami.

Obrázek efektivního řízení informací

Model zralosti pro správu informací^[2] začíná malovat úplnější obraz toho, jak vypadá efektivní správa informací. Je založen na osmi principech a také na základně standardů, osvědčených postupů a právních / regulačních požadavků. Model zralosti jde nad rámec pouhého vyjádření principů tím, že začíná definovat charakteristiky různých úrovní programů uchovávání záznamů. U každého principu model zralosti sdružuje různé charakteristiky, které jsou typické pro každou z pěti úrovní v modelu:

• Úroveň 1 (sub-standard): Tato úroveň popisuje prostředí, kde problémy s vedením záznamů nejsou řešeny vůbec, nebo jsou řešeny velmi ad hoc. Organizace, které se primárně ztotožňují s těmito popisy, by se měly obávat, že jejich programy nebudou splňovat právní nebo regulační kontrolu.
• Úroveň 2 (ve vývoji): Tato úroveň popisuje prostředí, ve kterém se rozvíjí uznání, že vedení záznamů ovlivňuje organizaci a že organizace může těžit z více definovaného programu správy informací. Na úrovni 2 je však organizace stále zranitelná vůči právní nebo regulační kontrole, protože postupy jsou nedefinované a stále mají převážně ad hoc charakter.
• Úroveň 3 (základní): Tato úroveň popisuje základní nebo minimální požadavky, které je třeba řešit, aby byly splněny právní a regulační požadavky organizace. Úroveň 3 se vyznačuje definovanými zásadami a postupy a konkrétnějšími rozhodnutími přijatými ke zlepšení vedení záznamů. Organizace, které se identifikují primárně s popisy úrovně 3, však stále mohou postrádat významné příležitosti pro zefektivnění podnikání a kontrolu nákladů.
• Úroveň 4 (Proaktivní): Tato úroveň popisuje organizaci, která ve svých obchodních operacích iniciuje vylepšení programu pro správu informací. Problémy a úvahy týkající se správy informací jsou rutinně integrovány do obchodních rozhodnutí a organizace snadno splňuje své právní a regulační požadavky. Organizace, které se identifikují primárně s těmito popisy, by měly začít uvažovat o obchodních výhodách dostupnosti informací při globální transformaci svých organizací.
• Úroveň 5 (transformační): Tato úroveň popisuje organizaci, která má integrovanou správu informací do své celkové podnikové infrastruktury a obchodních procesů do té míry, že dodržování požadavků programu je rutinní. Tyto organizace uznaly, že efektivní správa informací hraje zásadní roli v omezování nákladů, konkurenční výhodě a v poskytování služeb klientům.

Jak používat model splatnosti

Model zralosti správy informací pomůže organizaci provést předběžné vyhodnocení jejích programů a postupů vedení záznamů. Promyšlené zvážení postupů organizace by mělo uživatelům umožnit počáteční stanovení vyspělosti správy informací v jejich organizaci. Zpočátku není neobvyklé, že organizace má na osmi principech různou úroveň vyspělosti. Je také důležité si uvědomit, že model zralosti představuje počáteční hodnocení. Aby byla co nejúčinnější, může být nezbytná podrobnější analýza organizačních politik a postupů.

Model zralosti bude nejužitečnější pro vůdce, kteří chtějí dosáhnout maximálního přínosu ze svých postupů správy informací. Efektivní správa informací vyžaduje soustavné zaměření. Aby ale organizace mohla začít, může se podívat na následující kroky:

• Identifikujte mezery mezi současnými postupy organizace a požadovanou úrovní vyspělosti pro každý princip.
• Posuďte rizika pro organizaci na základě největších nedostatků.
• Zjistěte, zda jsou nutné další informace a analýza.
• Rozvíjet priority a přiřadit odpovědnost za další rozvoj programu.

Viz také

ARMA International
Správa záznamů

Reference