Kartotéka - Filing cabinet

Další informace: Počítačový soubor a Souborový systém
Dvě vysoké kovové skříňky na spisy pro práci nebo domácí použití

A kartotéka (nebo někdy kartotéka v americká angličtina ) je kousek kancelářský nábytek obvykle se používá k ukládání papírových dokumentů ve formátu složky souborů.[1] V nejjednodušším kontextu je to příloha pro šuplíky ve kterém jsou uloženy položky. Dvě nejběžnější formy registračních skříněk jsou vertikální složky a boční složky. Vertikální kartotéka má zásuvky, které se táhnou od kratší strany (obvykle 15 palců) skříně. Postranní skříň na spisy má zásuvky, které se táhnou od dlouhé strany (různé délky) skříně. Tito se také nazývají vedlejší filery v Velká Británie. K dispozici jsou také police, které se nacházejí na policích. Ve Spojených státech jsou kartotéky obvykle postaveny tak, aby vyhovovaly 8.5 × 11 papíru a v jiných zemích jsou kartotéky často navrženy tak, aby pojaly jiné formáty papíru, například Papír A4.

Konstrukce

Kancelářské kartotéky jsou obvykle vyrobeny z plechu nebo dřeva. The šuplíky obvykle používejte zásuvkový skluz pro usnadnění otevření zásuvky, který obsahuje "outstop", aby se zabránilo úplnému vytažení zásuvky ze skříně. Chcete-li otevřít zásuvku na většině kovových kartotékových skříní, musíte stisknout malý posuvný mechanismus známý jako "západka", aby se zásuvka uvolnila a otevřela. Každá zásuvka má Rukojeť uchopte a zatáhněte za zásuvku. Na přední straně každé zásuvky je obvykle držák štítku, který uživateli umožňuje identifikovat obsah zásuvky.

Mnoho kartoték obsahuje klíč zámek zabránit neoprávněnému přístupu k uloženým dokumentům. Existují dva typy zámků. „Vačkový zámek“ se aktivuje klíčem, který zámek otáčí. „Pístový zámek“ se otevírá klíčem, ale lze jej zavřít pouhým stisknutím těla zámku. Zámek pístu umožňuje uživateli rychle zavřít a uzamknout několik skříněk v krátkém čase.

Některé kartotéky mají na zadní straně každé zásuvky kovovou desku nebo drátěnou konstrukci, která je známá jako podložka. Blok unášeče lze nastavit dopředu, aby se zmenšila délka zásuvky, takže složky souborů, které jsou uvnitř, zůstávají ve svislé poloze a na přední straně zásuvky pro snazší přístup.

Horizontální pilník

Henry Brown, an americký vynálezce patentoval „schránku na skladování a konzervaci papírů“ 2. listopadu 1886. Jednalo se o protipožární a úrazově bezpečný kontejner vyrobený z kovaného kovu, který mohl být utěsněn zámkem. Bylo to zvláštní tím, že to drželo papíry oddělené.

Vertikální pilník

Dřevěná kartotéka s otevřenou zásuvkou
A DNC kartotéka z Watergate kancelářská budova, poškozena zloději

Vynález vertikálního pilníku zůstává nevyřešenou záhadou. Sekce Vertikální kartotéka na webových stránkách muzea Early Office Museum[2] začíná diskusí o mylných závěrech vysoce důvěryhodných „sekundárních zdrojů“ týkajících se původu vertikálního podání. Sekundární zdroje tvrdí, že na světové výstavě v roce 1893 byla za vertikální složku předložena zlatá medaile. Muzeum raného úřadu nenašlo žádné důkaz předložený k doložení těchto tvrzení. Informace předložené v diskusi muzea Early Office Museum o vertikálních kartotékách však naznačují, že ke komerčnímu zavedení vertikálního archivování mohlo dojít v roce 1900, kdy společnost pojmenovala Knihovna Bureau (založena v roce 1876, později divize Remington Rand ) zveřejnil katalog, který obsahoval vertikální kartotéku. Americký patent podal v roce 1902 Library Bureau, který jako vynálezce připsal Davida E. Huntera.[3]

Výzkum Ester Ellen-Poe[4] potvrdila zjištění muzea Early Office Museum a naznačuje, že nejspolehlivějším nárokem na vynález vertikálního podání, jak jej dnes známe, se zdálo být ze strany Library Bureau. Brožura Library Bureau z roku 1903 s názvem „Library Bureau Systems of Vertical Filing with Interchangeable Unit Cabinets“ začíná slovy: „Vertikální archivace, jak vznikla [zvýraznění přidáno] a zdokonalena Bureau Library, je nejúplnější, nejpřesnější a nejpraktičtější metodou, jakou kdy vymysleli [zvýraznění přidáno] za péči o korespondenci, katalogy, zprávy, faktury, objednávky, duplikáty účtů a volné listy nebo papíry jakéhokoli druhu pro jakékoli podnikání - velké, malé nebo zvláštní. “[5]).

Kromě Library Bureau, časní výrobci vertikálních kartoték zahrnovali Globe-Wernicke,[6] Yawman a Erbe Manufacturing Company,[7] a společnost Art Metal Construction Company.[8]

Před zavedením komerčních vertikálních registračních skříní podniky uchovávaly papíry v obálkách, které byly následně uloženy v sadách holubů často lemujících zeď. Hledání a otevírání obálek a rozkládání papírů bylo problematické a neefektivní. Koncept vertikálního podání však byl jasně praktikován již v roce 1895, kdy byl americkému patentu (533053) vydán W.A. Cooke, Jr. na Receptacle for Letters nebo Other Papers.[9][10]

Po druhé světové válce byla v Muscatine v Iowě založena společnost Home-O-Nize, která měla vracet veteránům práci. Společnost, která byla založena k výrobě ocelových kuchyňských linek, se brzy setkala s realitou omezené dostupnosti oceli. Společnost tedy začala vyrábět výrobky pro ostatní. Nakonec bylo zajištěno malé množství oceli a společnost začala vyrábět krabice z ocelových kartotéčních lístků. Brzy poté se začaly vyrábět větší skříně včetně skříněk na spisy. Díky konstrukci, která minimalizovala množství oceli, byl produkt extrémně nákladově efektivní a měl obrovský komerční úspěch. Home-O-Nize nikdy nevyráběla kuchyňské skříňky a v roce 1961 byl název společnosti změněn na HON. Dnes, Společnost HON, divize HNI Corporation je převládajícím severoamerickým výrobcem a obchodníkem s kartotékami.

Poptávka po kartotékách byla značně rozšířena v důsledku komerční distribuce strojů pro xerografii, která začala v roce 1950. Tato událost umožnila pracovníkům kanceláře „mít vlastní kopii“ tištěných materiálů. Dalším vlivem je rozšiřování vládních předpisů, které vyžadují, aby podniky vytvářely a uchovávaly formuláře a další dokumenty. Někteří prognostici navrhli, že budoucnost registrační skříně je na pochybách, protože elektronické registrační systémy se množí a snižují náklady. Většina podniků však stále kupuje počítačové systémy s možnostmi tisku. Pokud se tento trend nezvrátí, je ukládání papíru stále životaschopným postupem.

V USA přicházejí ve dvou velikostech: pro papír formátu Letter a papír velikosti Legal. Většina moderních komerčně orientovaných vertikálních kartoték v USA se vyrábí ve dvou, tří, čtyř a pět zásuvkových verzích v hloubkách 25, 26½ a 28 palců. Zásuvky jsou obvykle podporovány na tříčlenném systému zavěšení, který umožňuje úplné vysunutí zásuvky pro úplný přístup.

Vertikální pilník se čtyřmi zásuvkami, šířka dopisu, je verze zakoupená většinou podniků. Pilník se dvěma zásuvkami se prodává většinou pro použití vedle stolu. Soubor s pěti zásuvkami většinou nakupují federální, státní a místní samosprávy (ve verzi s hloubkou 28 palců (710 mm)), protože obvykle poskytuje nejnižší náklady na palec pro registraci. Tři zásuvkové soubory, nejméně oblíbená verze, mají tu výhodu, že jsou ve výšce „desky“, takže koncoví uživatelé mohou soubory snadno načítat a používat horní část skříně jako pracovní oblast k prozkoumání obsahu souborů.

Zásuvky většiny vertikálních kartoték jsou navrženy tak, aby přijímaly závěsné složky se soubory, protože tyto dominují způsobu, jakým většina uživatelů ukládá informace. Některé soubory mají v každé zásuvce stále blok následovníků. Jedná se o zařízení, které upravuje zdánlivou hloubku vnitřku zásuvky tak, aby pilníky byly v zásuvce drženy svisle. Jedná se o dědictví doby, kdy se většina archivací prováděla spíše s manilskými složkami než se zavěšováním souborů.

Pro domácí kanceláře nebo lehčí aplikace se vertikální pilníky vyrábějí ve verzích hlubokých 18 palců (460 mm). Ty mají obvykle dvoučlenné zavěšení a zásuvky se úplně nevysunou.

Boční pilník

Soubory

Boční pilníky jsou obvykle 20 palců hluboké a vyrábějí se v šířkách 30, 36 a 42 palců a ve verzích 2, 3, 4 a 5 zásuvek. Verze se třemi zásuvkami o šířce 30 palců (760 mm) je oblíbená pro použití uvnitř pracovních stanic ve skříních, protože je navržena tak, aby se vešly pod nebo vedle pracovních ploch skříně. Logika pro použití 3, 4 a 5 zásuvkových souborů je podobná logice vertikálních souborů. Na rozdíl od svislých souborů většina bočních souborů umožňuje ukládání ze strany na stranu nebo zepředu dozadu.

Pro soubory velikosti dopisu uspořádané zepředu dozadu jsou soubory s šířkou 30 a 42 palců nejúčinnější, protože je povoleno maximální množství archivace na skříň. Soubor o šířce 36 palců (910 mm) s archivací na šířku písmene zepředu dozadu nemá větší kapacitu než odpovídající soubor o šířce 30 palců (760 mm), protože by zbytečně zbytečně zbylo místo.

Někteří uživatelé upřednostňují ukládání ze strany na stranu, protože mohou prohledávat záložky rejstříku ze sedící pozice. Do této konfigurace se vejdou boční soubory s celou šířkou, i když kapacita souboru je poněkud snížena.

Výhodou pro boční soubory je, že přístup a prohlížení všech souborů může být snazší než u vertikálního souboru, protože zásuvky se tak daleko neroztahují.

Ve většině případů jsou horní „pátou zásuvkou“ bočního pořadače s pěti zásuvkami flipperové dveře s výsuvná police, protože většina lidí by v této výšce neměla přístup k horní části zásuvky.

Policový pořadač

Policový pořadač je skříň navržená tak, aby pojala složky s jazýčky na boku spíše než nahoře. Skříňka nemá žádné zásuvky, pouze police. Některé police jsou dodávány s dvířky, která ustupují do skříně. Tyto skříně jsou obvykle 12 "nebo 18" hluboké, pro složky velikosti Letter nebo Legal. Stejně jako boční soubory jsou vyráběny v šířkách 30 ", 36", 42 "a 45", ale obvykle se instalují pouze do aplikací s vysokou a 6 výšek.

Soubory s bočními záložkami často používají barevné kódy, které představují alfanumerický registrační systém. Tato metodika je způsob, jak zajistit, že soubory, které jsou často načítány a vráceny, lze snadno najít a neztratit se. Hledání souboru je snadné, protože barevně označené záložky snadno dovedou lidské oko na příslušné místo v systému archivace. Podobně je zřejmá nesprávně složená složka, protože uživateli je zřejmý barevný kód mimo pořadí.

Podniky, jako jsou lékaři, zubaři, veterináři, policie a vládní agentury, používají ke správě velkých archivačních systémů police a složky s kartami na konci.

Varianty tradičních regálových pořadačů, které nabízejí vyšší kapacitu pro danou podlahovou plochu, zahrnují Rotační úložiště systémy.

Specifikace

Ve Spojených státech je primárním standardem pro vertikální kartotéky Standard X5.3 Business and Institutional Furniture Manufacturer's Association (BIFMA).[11] Společnost BIFMA udržovala samostatný standard X5.2 pro boční kartotéky, ale tento standard byl zrušen. Normy mimo jiné stanoví požadavky na stabilitu, trvanlivost a pevnost skříně. The Obecná správa služeb (GSA) také udržuje standardy pro vertikální a boční ocelové kartotéky, A-A-3186[12]a A-A-3187[13]resp. Standardy GSA definují dva stupně kartoték, střední a těžké. Odkazují na standard BIFMA pro středně těžké skříně a poskytují další výkonnostní požadavky pro těžké skříně. GSA je také odpovědný za udržování standardů pro ukládání skříní a bezpečnostních kontejnerů pro skladování utajovaných materiálů; více informací o tomto tématu najdete v článku o utajované informace ve Spojených státech.

V Spojené království na rozměry a určité aspekty tuhosti, konstrukce a bezpečnosti se vztahuje BS 4438: 1969 a BS EN 14073-2: 2004.[14] Bezpečnostní standardy se točí zejména proti stabilitě s plně otevřenými zásuvkami. Blokovací mechanismy zabraňující otevření dvou zásuvek najednou nejsou povinné, ale odpovědnost zaměstnavatele podle Zákon o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci dělá je vhodnými. V ostatních státech EU EN 14073-2: 2004 harmonizovaná norma bude schválena příslušnou normalizační agenturou, jako je RÁMUS v Německo.

v Austrálie kartotéky by měly být AS 5079[15] upravená verze ANSI BIFMA X5.2-1997.

Podání mimo USA

Společnosti mimo USA nabízejí kartotéky, které to umožňují Papír A4 k použití kromě velikosti dopisu. Dvojité skříně na spisy mají zásuvky, do kterých lze umístit vedle sebe dva stojany na složky.

Mnoho evropských společností vytváří registrační systémy, které jsou vhodné pouze pro závěsné složky; nejsou dna zásuvky. V USA má většina zásuvek na soubory stále dna zásuvek, takže je možné ukládat materiály jakéhokoli druhu.

Registrační skříně ve Velké Británii se od USA mírně liší šířkou kolejnic, které podporují závěsné pořadače, přičemž americké jsou užší; britské velikosti jsou známé jako A4, hlupák a A3.

Pokles

Jak některé kanceláře inklinovaly k bezpapírové provoz - tj. ukládání více a více informací na počítačích než na papír - registrační skříňky a skutečně další kancelářský nábytek pro dlouhodobé archivování byly méně žádané.

Viz také

Reference

  1. ^ "Kartotéka". Zdarma slovník Farlex. Citováno 2012-05-18.
  2. ^ http://www.officemuseum.com/
  3. ^ USA vypršela 722709, David E. Hunter, „Expansible file system“, publikováno 1903-03-17, vydáno 1903-03-17, přiděleno Library Bureau 
  4. ^ Kapitola 3, „Doma se organizujte! Jak vždy najít to, co hledáte“, vydání Kindle
  5. ^ Library Bureau Systems of Vertical Filing with Interchangeable Unit Cabinets ", Library Bureau, 1903, str. 1-7
  6. ^ „Registrační skříňky Globe-Wernicke“, katalogové číslo 803 –X, platné od 10. června 1903, s. 38, 45
  7. ^ "Příručka pro vertikální archivaci", Yawman and Erbe Mfg. Co., 1908
  8. ^ Ocelové kartotéky „Won’t Burn“, č. 542E, Art Metal Construction Co., Jamestown, NY, 1908, s. 12
  9. ^ Kapitola 3, „Získejte domácí organizaci! Jak vždy najít to, co hledáte,“ vydání Kindle)
  10. ^ USA vypršela 533053, William A. Cooke Jr., „Receptacle for letter or other papers“, vydáno 1895-01-29, vydáno 1895-01-29 
  11. ^ Sdružení výrobců nábytku pro podnikání a instituce (2007). „ANSI / BIFMA X5.3-2007, americký národní standard pro kancelářský nábytek - vertikální pilníky“. Citováno 2012-11-12.
  12. ^ Obecná správa služeb (2002-03-21). "A-A-3186, kartotéky, vertikální, ocel". Archivovány od originál dne 2012-12-12. Citováno 2012-11-12.
  13. ^ Obecná správa služeb (2002-03-21). "A-A-3187, kartotéky, boční a policové pilníky, ocel". Archivovány od originál dne 2012-12-12. Citováno 2012-11-12.
  14. ^ „British Standards can be purchase from the BSI“. British Standards Institute. Citováno 2013-03-03.
  15. ^ „Standards Australia“.

Kapitola 3, „Stručná historie vertikálního podávání“, In Organizace doma! Jak vždy najít to, co hledáte, Ester Ellen-Poe, Kindle Edition, 2014 B00LBMY7WI

externí odkazy