Software pro snímání dokumentů - Document capture software
 | tento článek ne uvést žádný Zdroje. (Červen 2019) (Zjistěte, jak a kdy odstranit tuto zprávu šablony) |
Dokument Zachyťte software odkazuje na aplikace, které poskytují schopnost a sadu funkcí automatizovat proces snímání papírové dokumenty nebo import elektronických dokumentů, často za účelem pokročilého podávání klasifikace dokumentů a procesy sběru dat. Většina skenování Hardware, jak skenery, tak kopírky, poskytuje základní schopnost skenovat na libovolný počet formáty obrazových souborů, počítaje v to: PDF, TIFF, JPG, BMP atd. Tato základní funkčnost je rozšířena o software pro snímání dokumentů, který může přidat efektivitu a standardizaci procesu.
Typické vlastnosti
Mezi typické funkce softwaru Document Capture patří:
- čárový kód uznání
- Patch Code uznání
- Oddělení
- Optické rozpoznávání znaků (OCR)
- Optické rozpoznávání značek (OMR)
- Zajištění kvality
- Indexování
- Migrace
Cíl pro implementaci řešení pro zachycení dokumentů
Cílem implementace řešení pro zachycení dokumentu je snížit množství času stráveného skenováním, oddělením, vylepšením, uspořádáním, klasifikací, normalizací a shromažďováním informací ze sbírek dokumentů a vytvořením metadat spolu se souborem obrázku / PDF a / nebo Text OCR. Tyto informace se poté přenesou na sdílenou složku, server FTP, databázi, Správa dokumentů nebo Správa podnikového obsahu Systém. Tyto systémy často poskytují vyhledávací funkci, která umožňuje vyhledávání aktiv na základě vyrobených metadata, a poté zobrazeny pomocí zobrazování dokumentů software.
Systémová řešení Document Capture - Obecně
Integrace se systémem správy dokumentů
ECM (správa podnikového obsahu) a jejich komponenty DMS (systém správy dokumentů) jsou přijímány mnoha organizacemi jako systém správy dokumentů pro všechny typy elektronických souborů, např. MS word, PDF ... Většina informací uchovávaných organizacemi je však na papíře a je třeba je integrovat do stejného úložiště dokumentů.
Převáděním papírových dokumentů do digitálního formátu prostřednictvím skenování organizace převádějí papír do obrazových formátů, jako jsou TIF, JPG a PDF, a také z dokumentu získávají cenné informace o rejstříku nebo obchodní data pomocí OCR technologie. Digitální dokumenty a související metadata lze snadno uložit do ECM v různých formátech. Nejpopulárnějším z těchto formátů je PDF, které poskytuje nejen přesnou reprezentaci dokumentu, ale také umožňuje uložit veškerý text OCR v dokumentu za obrázek PDF. Tento formát je známý jako PDF se skrytým textem nebo textem prohledávatelným PDF. To umožňuje uživatelům vyhledávat dokumenty pomocí klíčových slov v polích metadat nebo prohledávání obsahu souborů PDF v úložišti.
Výhody skenování dokumentů do ECM / DMS
Informace uchovávané na papíře jsou pro organizace obvykle stejně cenné jako elektronické dokumenty generované interně. Tyto informace často představují velkou část každodenní korespondence s dodavateli a zákazníky. Schopnost interně spravovat a sdílet tyto informace prostřednictvím systému správy dokumentů, jako je SharePoint nebo a Úložiště kompatibilní s CMIS zlepšuje spolupráci mezi odděleními nebo zaměstnanci a také eliminuje riziko ztráty těchto informací při katastrofách, jako jsou povodně nebo požár.
Organizace, které přijímají ECM / DMS, často implementují elektronický pracovní tok, který umožňuje zahrnout informace uchovávané na papíře jako součást elektronického obchodního procesu a začlenit je do souboru záznamu zákazníka spolu s dalšími souvisejícími kancelářskými dokumenty a e-maily. nákupní objednávky a dodavatelské faktury, digitalizace dokumentů pomáhá urychlit obchodní transakce a snížit manuální úsilí spojené s klíčováním dat do obchodních systémů, jako jsou CRM, ERP a účetnictví. Naskenované faktury lze také směrovat správcům ke schválení platby prostřednictvím e-mailu nebo elektronického pracovního postupu.
Elektronické snímání dokumentů
V dřívějších implementacích softwaru Document Capture Software se technologie zaměřovala pouze na digitalizaci a zachycení informací z papírových dokumentů. Obrázky dokumentů byly získány ze skenerů dokumentů pomocí ovladačů TWAIN / ISIS. S těmito řešeními byly obvykle kompatibilní pouze obrazové formáty souborů, jako jsou TIF, JPG a BMP. Ale v posledních letech, jak objem exponenciálně vytvářených dokumentů a počet proprietárních formátů souborů stále exponenciálně roste, vzrostla potřeba manipulace s dokumenty existujícími v elektronických formátech. Příslušné produkty pro snímání dokumentů se přizpůsobily tak, aby fungovaly s formáty souborů, které nejsou obrazové, s konečným cílem vytvořit jednotný pracovní postup zpracování schopný zpracovávat všechny příchozí dokumenty
Jedním příkladem takové úpravy je schopnost importovat soubory z různých zdrojů. Import dokumentů ze softwarových řešení ECM / DMS, e-mailových serverů, FTP a EDI je nyní stejně tak požadavek na software pro snímání dokumentů, jako je zachycování papíru.
Normalizace výstupních souborů do textového formátu PDF je nyní dalším kritickým faktorem v dlouhodobé archivaci patentovaných elektronických formátů souborů. Normalizace rozšiřuje přístup a využití souborů uživatelům v celém podniku, nikoli pouze těm, kteří vytvořili původní elektronický soubor.