Vedení dodavatele - Contractor management

Automatizace správy dodavatelů

Softwarová platformaVedení dodavatele je řízení outsourcing práce provedeno pro jednotlivou společnost. Vedení dodavatele implementuje systém, který spravuje informace o zdraví a bezpečnosti dodavatelů, informace o pojištění, vzdělávací programy a specifické dokumenty, které se vztahují k dodavateli a klientovi vlastníka. Většina moderních smluv vyžaduje efektivní využití software pro správu smluv na podporu správy mezi více stranami.

Riziko a kontrola

Riziko se zvyšuje se ztrátou kontroly nad outsourcing práce. Interní práce dává klientovi vlastníka úplnou kontrolu nad produkcí nebo poskytovanými službami, včetně kvality, trvanlivosti a konzistence. Outsourcing práce snižuje míru kontroly nad těmito aspekty. I když je možné zavést smlouvy a dohody pro řízení konečného produktu, klient vlastníka nemůže mít úplnou jistotu, že jsou splněny jejich požadavky.[1]

S pokračujícím outsourcingem výroby se společnosti snaží standardizovat své procesy řízení dodavatelů. Požadavky a předpisy z USA Správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a další řídící orgány se neustále mění. Společnosti musí mít úplný přehled o kvalitě práce, kterou najali dodavatelé v minulosti a nyní, a to se často ukazuje jako obtížné.

Existují nástroje, které mohou měřit úroveň výkonu dodavatele. Například mnoho velkých rafinérií integrovalo svůj systém řízení přístupu do brány do software pro správu dodavatelů. To poskytuje v reálném čase přístup k výkonu pracovní síly dodavatele v rafinérii.

Součásti

Efektivní správa dodavatele se spoléhá nejprve na standardizovaný předkvalifikační formulář (PQF).[Citace je zapotřebí ] Kvalitní předkvalifikační formulář také podle potřeby umožní přizpůsobené funkce. Předkvalifikační formulář zajišťuje, že jsou zavedeny nezbytné kroky, aby dodavatel mohl pracovat bezpečně a udržitelně před uzavřením dohody nebo povolením prodejce přijít na místo.

Před nabídnutím nebo nabídnutím je poskytnut předkvalifikační formulář (nebo vysvětlení požadavků), který zajistí a zahrne požadavky do pracovních plánů a rozpočtů.

Konkrétně předkvalifikační formulář umožní organizaci sledovat nejdůležitější aspekt řízení dodavatele -předkvalifikace dodavatele napříč těmito základními dynamikami:

  • Finanční stabilita
  • Historie zákonných citací
  • Statistiky a programy bezpečnosti a ochrany zdraví
  • Programy ochrany životního prostředí
  • Kontroly pozadí a bezpečnostní programy
  • Pozadí a programy udržitelnosti / sociální odpovědnosti, včetně lidských práv.
  • Specifické požadavky na web (podle potřeby)
  • Provedené velké projekty, včetně referencí
  • Doba, po kterou je dodavatel v podnikání
  • Prováděné služby a hodnocení rizik na základě obchodu dodavatele
  • Pojistné krytí a limity, další pojištěni a vzdání se subrogace

Důkladný předkvalifikační formulář s každou z těchto složek se používá k ověření míry výskytu a zajišťuje, že certifikace pojištění dodavatele je v souladu s požadavky společnosti.

Formulář předkvalifikace je poté zkontrolován pro protokoly OSHA [2] a Experience Modification Ratings (EMR), aby se odhalily jakékoli nesrovnalosti a ověřil stav licence dodavatele. Nakonec jsou kontaktovány reference, které poskytnou skutečnou historii práce a zkušenosti, aby bylo možné dále potvrdit, že dodavatel je předkvalifikován pro provádění prací na daném místě.

Auditování

Po vyplnění předkvalifikačního formuláře musí být dodavatel sledován z hlediska dodržování předpisů, jedná se o významnou součást řízení dodavatele. Audit se provádí na základě služeb poskytovaných dodavatelem a rizik spojených s touto službou.

Pro dodavatele zapojené do obchodu s vyšším rizikem (např. Elektrikáři,[3] výluka-tagout [4] a omezený prostor dělníci [5]) audit je podstatnou součástí kontroly bezpečnostního programu dodavatele. Mnoho z těchto vysoce rizikových pracovníků je zapojeno do potenciálně život ohrožujících situací a musí prokázat svou schopnost chránit zaměstnance a jejich klienty před škodlivými situacemi.

Za účelem zjištění, zda má dodavatel přiměřené znalosti o práci, která má být provedena, a bezpečnostních normách, které je třeba dodržovat, jsou položeny následující otázky:

  1. Je bezpečnostní program, který je v současné době zaveden, přiměřený?
  2. Byl implementován písemný program Bezpečnostní program?
  3. Probíhá kontrola kritických částí zařízení?
  4. Umožňuje program přizpůsobení v programu na základě rizika?
  5. Je program bezpečnosti specifický pro dodavatele a poskytované služby?
  6. Jsou řešeny základní programy založené na službách, které budou prováděny?
  7. Existuje způsob, jak zajistit, aby probíhalo školení založené na písemných programech?
  8. Jsou analýzy rizik v zaměstnání (JHA),[6] jsou používány a dokumentovány inspekce na staveništi a další techniky identifikace / zmírnění nebezpečí?

Tyto otázky se poté používají jako indikátory k určení úrovně výkonu dodavatele. Audit zajišťuje, že se dodavatel ve svých každodenních postupech připravil na bezpečnostní pokyny a prosazuje je. Audit v zásadě poskytuje potvrzení třetí strany, že informace poskytnuté ve formuláři předkvalifikace jsou přesné a aktuální.

Databáze

K záznamu a přístupu k datům dodavatele v rámci programu správy dodavatele lze použít databázi. Databázi je třeba pravidelně aktualizovat, aby bylo zajištěno, že všechny zúčastněné strany budou průběžně informovány o všech změnách, zejména pokud se program řízení dodavatele používá k eliminaci dílčích výkonných pracovníků. Použití online databáze správy kontraktorů usnadňuje sdílení dat kontraktora v zabezpečeném formátu se všemi potřebnými uživateli s využitím dostupnosti 24-7 / 365.

Výhody

Účelem programu pro správu dodavatelů je lepší centralizace, kvalifikace a monitorování kontingentních pracovních sil. V důsledku implementace programu správy dodavatelů může organizace očekávat, že zažije některé nebo všechny z následujících výhod:

  1. Úspora nákladů
  2. Lepší vztahy mezi dodavatelem a klientem
  3. Vyšší kvalita dodavatelů a dodavatelů
  4. Méně papírování pro vlastníky i dodavatele. Některé programy pro správu dodavatelů jsou cloudové softwarové platformy, které dodavatelům umožňují spravovat svá vlastní povolení, licence, indukce, záznamy o školení a další záležitosti, které usnadňují dodržování předpisů a předpisů.
  5. Okamžité sdílení informací a vždyzelená kvalifikace
  6. Snížené riziko - neustálé zlepšování kontroly ztrát
  7. Přechod k používání předních indikátorů vs. zaostávajících indikátorů
  8. Informovanost dodavatele s regulačními a osvědčenými postupy, jako je VPP [7] a PSM [8]

Tyto výhody jsou okamžité i dlouhodobé. Komplexní webový program pro správu dodavatelů od renomované firmy může poskytnout spolehlivý základ pro předběžnou kvalifikaci dodavatelů, prodejců a dalších dodavatelů zboží a služeb.

Snižování rizika

Při správě dodavatelů je třeba vzít v úvahu dvě hlavní úvahy. První je rozhodování o kritériích pro hodnocení a druhé je rozvíjení efektivního procesu řízení k hodnocení těchto kritérií. Existuje řada kritérií, podle nichž lze vyhodnotit bezpečnost dodavatele, například historické a budoucí informace o trendech.[9]

Viz také

Reference

  1. ^ „Archivovaná kopie“ (PDF). Archivovány od originál (PDF) dne 16.7.2011. Citováno 2010-07-26.CS1 maint: archivovaná kopie jako titul (odkaz)
  2. ^ „Správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci“ OSHA.org. Citováno 11. dubna 2012.
  3. ^ Příručka o pracovním výhledu ”BLS.gov. Citováno 11. dubna 2012
  4. ^ Řízení nebezpečné energie (blokování / označení) “OSHA.org. Citováno 11. dubna 2012
  5. ^ Anatomie stísněných prostor ve stavebnictví “OSHA.org. Citováno 11. dubna 2012
  6. ^ Časté dotazy k analýze pracovních rizik “LBL.gov. Citováno 11. dubna 2012
  7. ^ Dobrovolné programy protraction “OSHA.org. Citováno 11. dubna 2012
  8. ^ Řízení bezpečnosti procesů “OSHA.org. Citováno 11. dubna 2012
  9. ^ Cesta ke spolehlivosti, http://www.plantservices.com/articles/2010/05RoadToReliability.html