Správa smluv - Contract management

Správa smluv nebo správa smluv je správa smluv uzavřených se zákazníky, prodejci, partnery nebo zaměstnanci. Správa smluv zahrnuje vyjednání podmínek ve smlouvách a zajištění dodržování podmínek, jakož i dokumentaci a odsouhlasení veškerých změn nebo dodatků, které mohou nastat během jejich implementace nebo provádění. Lze jej shrnout jako proces systematického a efektivního řízení vytváření, provádění a analýz kontraktů za účelem maximalizace finančního a provozního výkonu a minimalizace rizika.[1]

Mezi běžné obchodní smlouvy patří pracovní listy, prodej faktury, nákupní objednávky a užitečnost smlouvy. Komplexní smlouvy jsou často nutné pro konstrukce projekty, zboží nebo služby, které jsou vysoce regulované, zboží nebo služby s podrobnými technickými specifikacemi, duševní vlastnictví (IP) dohody, outsourcing a mezinárodní obchod. Většina větších smluv vyžaduje efektivní využití software pro správu smluv na podporu správy mezi více stranami.

Studie zjistila, že pro „42% podniků ... je hlavní hnací silou zlepšování správy smluv tlak na lepší hodnocení a zmírnění rizik“ a dále „téměř 65% podniků uvádí, že správa životního cyklu smlouvy (CLM) zlepšila vystavení finančnímu a právnímu riziku. ““[2]

Smlouvy

A smlouva je písemná nebo ústní právně závazná dohoda mezi stranami uvedenými ve smlouvě o splnění podmínek uvedených v dohodě. Nezbytným požadavkem na vymáhání smlouvy je mimo jiné podmínka, že strany smlouvy přijmou podmínky reklamované smlouvy. Historicky toho bylo nejčastěji dosaženo podpisem nebo výkonem, ale v mnoha jurisdikcích - zejména s rozvojem elektronického obchodu - se formy přijetí rozšířily o různé formy elektronického podpisu.[3]

Smlouvy mohou být mnoha typů, např. kupní smlouvy (včetně leasingu), kupní smlouvy, dohody o partnerství, obchodní dohody a dohody o duševním vlastnictví.

  • Kupní smlouva je smlouva mezi společností (prodávajícím) a a zákazník pokud společnost souhlasí s prodejem produktů a / nebo služeb a zákazník je na oplátku povinen zaplatit za zakoupený produkt / služby.
  • Kupní smlouva je smlouva mezi společností (kupujícím) a dodavatelem, který slibuje, že bude prodávat výrobky nebo služby za dohodnutých podmínek. Společnost (kupující) je na oplátku povinna uznat zboží / nebo službu a zaplatit za vzniklou odpovědnost. Pokud je kupní smlouva uzavřena mezi maloobchodníkem a výrobcem, zahrnuje smlouva také podmínky pro zpracování vrácených položek. Vzhledem k nákladům na reverzní logistiku však maloobchodníci často disponují vrácenými částkami, než aby je posílali zpět prodejci.
  • Partnerskou dohodou může být smlouva, která formálně stanoví podmínky partnerství mezi dvěma právními subjekty tak, že se v obchodním ujednání považují navzájem za „partnery“. Taková vyjádření však mohou být pouze prostředkem k vyjádření vůle smluvních stran jednat „jakoby“ v partnerství se společnými cíli. Proto to nemusí být zvykové právo uspořádání partnerství, které ze své podstaty vytváří fiduciární povinnosti a které má rovněž „společné a nerozdílné“ závazky.

Oblasti správy smluv

Standardní obchodní model správy smluv, který používá mnoho organizací v EU Spojené státy, obvykle vykonává kompetenci nad následujícími obchodními disciplínami:

  • Schvalování a vyjednávání
  • Základní správa
  • Správa závazků
  • Správa komunikace.
  • Viditelnost a povědomí o smlouvě
  • Správa dokumentů
  • Růst (u smluv na straně prodeje)
  • Dodržování smlouvy /řízení

Řízení změn

Mohou nastat situace, kdy je třeba později změnit to, co je dohodnuto ve smlouvě. Pro podporu následné změny lze použít řadu základen, takže celá smlouva zůstane podle nového ujednání vynutitelná.

Změna může být založena na:

  • Vzájemná dohoda obou stran o změně smlouvy, mimo rámec stávající smlouvy. Jednalo by se o nezávislý základ pro změnu smlouvy.
  • Jednostranné rozhodnutí o změně smlouvy, uvažované a povolené stávající smlouvou. To by za normálních okolností mělo výpovědní lhůty pro spravedlnost a často právo druhého, zejména ve spotřebitelských smlouvách, ukončit smluvní vztah. Buďte opatrní, aby jakékoli jednosměrné uložení změny bylo smluvně odůvodněno, jinak by to mohlo být vykládáno jako odmítnutí původní smlouvy, což druhé straně umožňuje vypovědět smlouvu a požadovat náhradu škody.
  • Dvoustranné rozhodnutí o změně smluvního vztahu v rámci procesu kontroly změn nebo změn uvedeného ve stávající smlouvě. Často se jim říká ustanovení o kontrole změn.

Fáze řízení smlouvy

Správu smlouvy lze rozdělit do tří fází [4] a to

  • fáze před uzavřením smlouvy
  • fáze plnění smlouvy
  • fáze po zadání zakázky (často označovaná jako dodržování smlouvy / správa)

Další dimenze debat o fázích správy smluv se týká souhry mezi smlouvami a důvěrou.[5] Vědci z oblasti managementu zejména diskutovali o povaze vztahu mezi smlouvou a rozvojem důvěry.[6] Na jedné straně někteří tvrdili, že smlouvy a důvěra by se navzájem nahradily; to znamená, že použití jednoho mechanismu snižuje výhody druhého.[7][8] Na druhé straně jiní navrhují, aby se vzájemně doplňovala smlouva a důvěra; to znamená, že použití jednoho zvyšuje výhody používání druhého mechanismu.[9][10]

Dodržování smlouvy / správa

Viz také: Vztahová smlouva

Během fáze po zadání zakázky je důležité zajistit, aby byly splněny smluvní podmínky a podmínky, ale je také důležité blíže se podívat na položky, jako jsou nezaznamenané závazky, nedostatečně vykázané příjmy nebo přeplatky. Pokud jsou tyto položky přehlíženy, může to mít nepříznivý dopad na marži. Audit dodržování smlouvy bude často zahájen přezkoumáním příležitosti k identifikaci nejrizikovějších oblastí. Bylo prokázáno, že zavedení specializovaného programu dodržování smluv (a / nebo řízení) vede k typickému zotavení o 2–4% a někdy až o 20%.[11]

Současné myšlení o správě kontraktů ve složitých vztazích se přesouvá od „řízení“ souladu k „řízení „Perspektiva se zaměřením na vytvoření struktury řízení, ve které mají strany skutečný zájem na řízení často velmi složitých smluvních ujednání ve spolupráci, sladění, flexibilitě a důvěryhodnosti. V roce 1979 laureát Nobelovy ceny Oliver Williamson napsal, že struktura řízení je „rámec, ve kterém se rozhoduje o integritě transakce“. Dále dodal, že „protože smlouvy jsou rozmanité a složité, struktury řízení se liší podle povahy transakce.“ [12]

Rámec spolupráce v řízení má čtyři složky:[13]

  • Struktura řízení vztahů (jak strany spolupracují na každodenních provozních i strategických rozhodnutích)
  • Společný proces řízení výkonu a transformace navržený ke sledování celkového výkonu partnerství
  • Plán ukončení činnosti jako kontrolní mechanismus k povzbuzení organizací k etickým, proaktivním změnám pro vzájemný prospěch všech stran.
  • Dodržování zvláštních požadavků a předpisů, které zahrnují tradičnější součásti dodržování smluv

Manažerské funkce

Vědci v oboru podnikání a managementu věnovali pozornost úloze smluv při řízení vztahů mezi jednotlivci nebo mezi organizacemi. Smlouvy fungují zejména jako nástroje kontroly a koordinace.[14][15] Na jedné straně mohou smlouvy zmírnit riziko vykořisťování nebo zpronevěry oportunistickým partnerem. Na druhé straně smlouvy mohou pomoci posílit komunikaci a sdílení informací mezi stranami.

Viz také

Reference

  1. ^ „Osvědčené postupy v oblasti správy smluv: Strategie pro optimalizaci obchodních vztahů <“. Aberdeen Group. Citováno 2008-07-10.
  2. ^ „Správa smluv: Optimalizace výnosů a zachycení úspor“. Aberdeen Group. Květen 2007. Citováno 2008-07-10.
  3. ^ „Smlouvy <“. Cornell University Law School. Citováno 2015-07-22.
  4. ^ Správa kontraktů a komercí - Provozní průvodce, Van Haren Publishing, říjen 2011, ISBN  978 90 8753 627 5
  5. ^ Cao, Zhi; Lumineau, Fabrice (2015). „Přehodnocení souhry mezi smluvní a relační správou: kvalitativní a metaanalytické šetření“. Journal of Operations Management. 33-34 (1): 15–42. doi:10.1016 / j.jom.2014.09.009. ISSN  1873-1317. S2CID  12536364.
  6. ^ Poppo, Laura; Zenger, Todd (2002). „Fungují formální smlouvy a relační správa jako náhražky nebo doplňky?“. Deník strategického řízení. 23 (8): 707–725. doi:10,1002 / smj.249. ISSN  0143-2095.
  7. ^ Ghoshal, Sumantra; Moran, Peter (1996). „Špatné pro praxi: Kritika teorie transakčních nákladů“. The Academy of Management Review. 21 (1): 13. doi:10.2307/258627. JSTOR  258627.
  8. ^ Lui, Steven S .; Ngo, Hang-Yue (2004). „Úloha důvěry a smluvních záruk při spolupráci v nefinančních aliancích“. Journal of Management. 30 (4): 471–485. doi:10.1016 / j.jm.2004.02.002. ISSN  0149-2063. S2CID  144788583.
  9. ^ Ryall, Michael D .; Sampson, Rachelle C. (2009). „Formální smlouvy za přítomnosti mechanismů relačního vymáhání: důkazy z projektů rozvoje technologií“. Věda o řízení. 55 (6): 906–925. doi:10,1287 / mnsc.1090.0995.
  10. ^ Zhou, Kevin Zheng; Xu, Dean (2012). „Jak zahraniční firmy omezují oportunismus místních dodavatelů v Číně: podrobné smlouvy, centralizovaná kontrola a relační správa“. Journal of International Business Studies. 43 (7): 677–692. doi:10.1057 / výložníky.2012.7. ISSN  0047-2506. S2CID  167843632.
  11. ^ "Kalifornská energetická komise: normy energetické účinnosti z roku 2008"http://www.energy.ca.gov/2008publications/CEC-400-2008-016/CEC-400-2008-016-CMF-REV1.PDF%7Caccessdate=2016-08-16}
  12. ^ Williamson, Oliver E. | 1979 | "Transaction-Cost Economics: The Governance of Contractual Relations," | Journal of Law and Economics: Vol. 22: No. 2, Article 3 | available at: http://chicagounbound.uchicago.edu/jle/vol22/iss2/3
  13. ^ Vitasek, Kate; et al. (2011). Manuál externího outsourcingu (1. vyd.). New York: Palgrave Macmillan. ISBN  978-0230112681.
  14. ^ Reuer, Jeffrey J.; Ariño, Afrika (2007). „Smlouvy o strategické alianci: dimenze a determinanty smluvní složitosti“. Deník strategického řízení. 28 (3): 313–330. doi:10,1002 / smj.581. ISSN  1097-0266.
  15. ^ Schilke, Oliver; Lumineau, Fabrice (2018). „Dvousečný účinek smluv na výkon Aliance“. Journal of Management. 44 (7): 2827–2858. doi:10.1177/0149206316655872. ISSN  0149-2063. S2CID  51833472.
  16. ^ „Nejlepší software pro správu smluv“.
  17. ^ „Metodika přístupu k řízení smluv“.