Kolaborativní pracovní tok - Collaborative workflow - Wikipedia

Kolaborativní pracovní postup je konvergence sociální software se softwarem pro správu služeb (workflow). Jak z definice vyplývá, společný pracovní postup je odvozen od obou software pro pracovní postupy a sociální software, jako je chat, rychlé zasílání zpráv a spolupráce na dokumentech.

Definování

Definovat společný pracovní tokmůžeme prozkoumat definice jeho komponent: objekty pracovního toku a spolupráce.

Pracovní postup

Workflow je sada aktivit (požadavky na služby, úkoly) a pravidla, která řídí jejich chování při přechodu od jednoho poskytovatele služeb k dalšímu, dokud není dokončen projekt.

Objekty spolupráce

Mezi objekty spolupráce patří webové schůzky, rychlé zasílání zpráv, wiki správy znalostí, dokumenty (ECM) a sdílené kalendáře.

Fotbalová branka

Cílem pracovního postupu ve spolupráci je poskytnout synergické zvýšení efektivity jeho složek (sociální komunikace a správa služeb) prostřednictvím:

  • Zlepšení účinnosti společných úkolů odstraněním komunikačních bariér mezi členy týmu
  • Minimalizace organizačních hranic a informačních sil
  • Umožnění online sociální interakce zaměřené na cíl, strukturované a měřené

V ideálním případě je společný pracovní tok kolekce paralelních a postupných úkolů, které se při dosažení požadovaného výsledku spoléhají na komunikaci a koordinaci.

Dějiny

Datové centrum

Před 80. léty byly všechny operace IT prováděny v datovém centru. Datové centrum, které bylo často vnímáno jako anonymní a monolitické, bylo podnikovou divizí, v níž se nacházely pole sálových počítačů tiše hučející v uzamčených místnostech se zvýšenými podlahami. Pracovníci považovali tuto izolovanou klimatizovanou počítačovou místnost za nereagující věž ze slonoviny, kterou ovládají korporátní informační vrátní.

Počítač IBM

Zavedení počítače IBM PC na začátku 80. let vyvolalo renesanci ve výpočetní technice.[1] Osobní počítač zahájil energetický posun od datového centra k znalostním pracovníkům (lidem, kteří data používali k poskytování služeb v celé společnosti). Tato radikální změna vedla k demokratizaci výpočetní techniky, ale z krátkodobého hlediska vedla k období chaosu.[Citace je zapotřebí ]

Demokratizace výpočetní techniky

Demokratizace výpočetních zdrojů a posílení postavení znalostních pracovníků byly vzrušujícím vývojem a zpočátku byla věnována malá pozornost zmatku, který způsoboval na pracovišti. Nový model postrádal standardy, byl plný pokusů a omylů a vyžadoval stále rostoucí úroveň podpory. Tato podpora pocházela nejen od počítačového oddělení, ale stále častěji od ostatních členů týmu. Podpora kolegů, i když není výslovně uvedena ve finančních výkazech, vedla k alarmujícímu poklesu produktivity pracovníků.[Citace je zapotřebí ]

Technická podpora

Na počátku 90. let studie publikované respektovanými poradenskými skupinami uváděly, že organizace utrácely šokující částku peněz za vzájemnou a neformální technickou podporu - zhruba třikrát vyšší než částka, která byla utracena za hardware (když typický počítač IBM stál přibližně 5 000 USD). Mnoho manažerů mělo pocit, že PC revoluce se vymkla kontrole.[Citace je zapotřebí ]

Zákaznická podpora

Právě na tomto pozadí, a zvláště když společnosti začaly implementovat místní sítě, se zrodila moderní technická podpora. Firemní datové centrum zmizelo a bylo nutné zaplnit výsledné energetické vakuum. Mnoho společností vyřešilo problémy se správou dat standardizací a automatizací procesů.

Ve Spojeném království vytvořil Úřad vládního obchodu Knihovnu infrastruktury informačních technologií (ITIL). ITIL prosazoval standardní postupy při nasazování a správě zdrojů IT.

Jednoduché modely pracovních postupů

Počáteční helpdesky v 80. letech začleňovaly jednoduché modely pracovních postupů: byly hlášeny problémy, odeslány, směrovány technikovi, vyřešeny a poté uzavřeny. Jak decentralizované výpočty vyzrály, přizpůsobená řešení pracovních postupů, jako je správa změn, správa konfigurace a správa problémů, umožnila oddělení IT zaměřit se na své primární cíle - řešení problémů a rychlejší, spolehlivější a snadnější zavedení nových aplikací.[2]

Aplikace pracovního toku přinesly modernímu podniku to, co montážní linka Henryho Forda přinesla do výroby: vyšší efektivita, jednotné výsledky a vyšší propustnost.[3]

Příchod sociálního softwaru a softwaru pro sociální spolupráci

Stejně jako u všech nových technologií prošel sociální software dlouhým těhotenským obdobím. Ještě před rozšířeným přijetím internetu sociální software dozrával a prosazoval se u oblečení jako CompuServe a America Online. Netrvalo dlouho a lidé přispívali do zájmových skupin pomocí e-mailů a vývěsek a povídali si v chatovacích místnostech.

Nejnovější generace osob s rozhodovací pravomocí přijala média pro sociální komunikaci a spolupráci, která vyrostla z populárního vývoje, jako jsou zájmové skupiny a Wikipedia. Z tohoto důvodu podniky uznaly hodnotu sociálního softwaru pro spolupráci a začaly jej používat v rámci svých stávajících IT struktur.

Atributy systému pro správu pracovního toku založeného na spolupráci

Mezi atributy systému pro správu pracovního toku založeného na spolupráci patří:

  • Spolupráce za účelem dosažení stanovených cílů nebo úkolů
  • Správa společného cíle, úkolu nebo projektu od začátku do konce
  • Integrace objektů spolupráce a pracovního toku v zabezpečeném rámci pro podnikové aplikace
  • Infrastruktura projektů a úkolů umožňující organizovanou práci (na rozdíl od sociálního softwaru pure-play)
  • Přiřazení úkolů na základě dovedností týmům nebo jednotlivcům
  • Ad hoc projekty, které překračují organizační hranice a minimalizují informační sila

Rozdíly mezi softwarem pro sociální spolupráci a softwarem pro společný pracovní tok

Zásadním rozdílem mezi softwarem pro sociální spolupráci a softwarem pro společný pracovní tok je to, že společný pracovní tok se vyznačuje dobře definovanými cíli, aktivitami a výsledky. Kolaborativní pracovní tok, i když zahrnuje mnoho nástrojů, které zahrnují sociální spolupráci, také spoléhá na:

  • Infrastruktury projektů a úkolů
  • Role-Based Access Control (RBAC)[4]
  • Obchodní pravidla pro řízení funkcí pracovního toku

Jak to funguje

Kolaborativní pracovní postup zahrnuje:[5]

  • Integrace objektů pro spolupráci (sociální software) se správou pracovních toků
  • Přenos informací, dokumentů, úkolů nebo objektů z jednoho kroku do druhého
  • Více účastníků pracujících na předem definovaném cíli, a to paralelně i postupně
  • Spolupráce přes hranice organizace[6]
  • Spolupráce zaměřená na projekty a úkoly

Na pracovišti

Díky společnému pracovnímu postupu mohou manažeři dohlížet na celý projekt pomocí tradičních metod (návrh projektu, zprávy a řídicí panely) i nástrojů pro spolupráci (webový chat, rychlé zasílání zpráv, správa dokumentů, výstrahy a sdílené kalendáře). S podporou řízení přístupu na základě rolí (RBAC) mohou týmy ad hoc spolupracovat na speciálních projektech v rámci tradičních struktur resortů.[Citace je zapotřebí ]

Fáze provádění

Fáze implementace pracovních postupů spolupráce zahrnují:

  • Plánování a nastavení
  • Vytvoření instance projektu / úkolu
  • Provedení

Plánování a nastavení

  • Navrhněte model organizační hierarchie
  • Přiřadit členy týmům dovedností (možná přes hranice organizace)
  • Pomocí řízení přístupu na základě rolí (RBAC) definujte, kdo má přístup ke které části systému a v jaké kapacitě
  • Vytvořte složky fronty založené na dovednostech, které usnadní předávání práce, aby k ní měli příslušní členové týmu přístup a mohli provádět požadované úkoly
  • Pomocí šablon projektů s více úkoly, jako jsou postupy při přihlašování zaměstnanců, můžete usnadnit rychlé vytváření instancí standardních procesů, aniž byste museli znovu objevovat postup a propagovat jednotné výsledky.
  • Aplikujte obchodní pravidla k regulaci pracovního toku vytvořením výstrah, zahájením automatických změn pracovního toku a vydáním komunikace v reakci na předem definované podmínky

Vytvoření instance projektu / úkolu

  • Vytvořte instanci projektu / úkolu ručně ze šablony nebo automaticky prostřednictvím obchodního pravidla
  • Upřesněte požadované výsledky a stanovte priority
  • Na základě požadovaných dovedností nasměrujte úkoly do příslušných složek fronty ke zpracování

Provedení

  • Práce na úkolu a protokolování činností úkolu
  • Označte dokumenty, přidejte je k úkolu, zkontrolujte je a podle potřeby aktualizujte
  • Podle potřeby naplánujte schůzky a schůzky týmu související s úkoly, přičemž obsah a výsledky tvoří součást historie dokumentace úkolu

Členové týmu spolu komunikují online prostřednictvím sociálního softwaru pomocí správy dokumentů a sdíleného kalendáře.

ROI pro software pro sociální spolupráci

Softwarové nástroje pro sociální spolupráci ještě musí prokázat svoji hodnotu, protože nejsou strukturované ani cílené. Potřebují omezení stanovených cílů, závazků, časových harmonogramů a měření výkonu, aby se mohli sladit s cíli produktivity komponent pracovního toku. Dokud nebudou tato omezení přijata na podnikové úrovni, výhody sociálních médií zůstanou neoficiální [toto tvrzení je třeba zdůvodnit].

Svět jako servisní stůl

Průmyslové ekonomiky mají obrovskou složku sektoru služeb. Seznam společností ze seznamu Fortune 500 se každým rokem stále zvyšuje, zatímco seznam výrobních společností se zmenšuje.

Výrobní firmy nyní udržují značné komponenty služeb, jako je marketing, zákaznický servis, technický servis a právní podpora. Společnosti vyrábějí fyzické věci v zahraničí a vyvíjejí služby doma. Spojením služeb s produkty společnosti dosáhly obrovských zisků a nabízejí balíčky, jako jsou plány ochrany televizních přijímačů nebo dvouleté telefonní smlouvy, které jsou dodávány s chytrými telefony zdarma. Spotřebitelé vyjádřili smíšené názory na hodnotu těchto balíčkových služeb.

V každé politické sezóně slyšíme hodně o návratu výroby do Ameriky. Bez ohledu na rétoriku již vyšší přidaná hodnota není v produktech, ale ve službách (s výjimkou vysoce specializované a technické výroby). Organizace proto získají konkurenční výhodu tím, že budou pokračovat ve výrobě offshore a současně budou vyrábět doplňkové služby doma.

Nakonec jsou všechny organizace navzájem poskytovatelé služeb. K získání a udržení globální konkurenční výhody musí podniky poskytovat lepší služby, které stojí méně. V technologicky složitém světě to znamená využití jak nástrojů pro spolupráci, tak procedurálního rámce, které zajistí vyšší hodnotu za konkurenceschopnou cenu.

Aby bylo efektivní, mělo by řešení podnikového kolaborativního pracovního toku zahrnovat:

  • Cílený systém podpory projektů a úkolů
  • Síť zabezpečení, která umožňuje lidem spolupracovat napříč organizačními hranicemi organizace při zachování důvěrnosti
  • Řízení přístupu na základě rolí (RBAC), které poskytuje členům týmu přístup ke konkrétním úkolům, dokumentům a položkám kalendáře
  • Komunikační nástroje na podporu týmové práce v rámci infrastruktury projektu / úkolu
  • Správa dokumentů umožňující více uživatelům koordinovat úkoly a pracovní postupy
  • Komunikace přes LAN, WAN, Web a mobilní zařízení

Kolaborativní pracovní tok slibuje zlepšení obchodních procesů prostřednictvím integrace nástrojů pro spolupráci. Při správném použití má potenciál zlepšit služby, produktivitu a efektivitu snížením informačních sil a snížením konvenčních obchodních třecích časových, prostorových a organizačních struktur.

Viz také

Reference

  1. ^ Turner, Amy-Mae. „Osobní počítače: historie hardwaru, který změnil svět“.
  2. ^ „CEITON - Představujeme pracovní postup“.
  3. ^ „CEITON - profil“.
  4. ^ Russell, Duncan J .; Peter M. Dew; Karim Djemame (2007). „Systém zabezpečené spolupráce založený na bezpečných službách“. International Journal of Business Process Integration and Management. 2 (3): 230–244. doi:10.1504 / IJBPIM.2007.015497.
  5. ^ Igal Hauer (květen 2012). Kolaborativní pracovní postup: sociální software na misi
  6. ^ Schaffers, Hans; et al. (2007). „Web“. Mezinárodní konference o souběžném podnikání.

Další čtení

  • Drženo, Marcus; Wolfgang Blochinger (2009). "Strukturovaný návrh pracovního postupu spolupráce". Počítačové systémy budoucí generace 25.6. 25 (6): 638–653. doi:10.1016 / j.future.2008.12.005.
  • Ling, Zhang (2009). "Návrh systému pro spolupráci na základě pracovního modelu založeného na UML stavu". Mezinárodní fórum o technologii a aplikacích výpočetní techniky: 235–238.
  • Zhao, J. Leon; Henry H. Bi; Hsinchun Chen (23. června 2003). "Kolaborativní správa pracovních toků pro analýzu interagency zločinů". Inteligence a bezpečnostní informatika První sympozium NSFNIJ ISI 2003 Tucson AZ USA 23. června 2003 Sborník: 958.
  • Schmidt, Rainer; Selmin Nurcan (2009). „BPM a sociální software“. Workshopy řízení podnikových procesů. Poznámky k přednášce ve zpracování obchodních informací. 17: 649–658. doi:10.1007/978-3-642-00328-8_65. ISBN  978-3-642-00327-1.