Úřední asistent - Administrative Assistant

Osoba odpovědná za poskytování různých druhů administrativní pomoci se nazývá úřední asistent (Asistent správce) nebo také někdy Specialista na administrativní podporu.[1][2][3]

Pracovní povinnosti

Asistenti administrátora vykonávají administrativní povinnosti téměř v každém odvětví. Někteří administrativní asistenti, například v právním průmyslu, mohou být specializovanější než ostatní. Většina povinností administrativního asistenta se točí kolem správy a distribuce informací v kanceláři. To obecně zahrnuje odpovídání na telefony, pořizování poznámek a správu souborů. Administrativní asistenti mohou mít na starosti také odesílání a přijímání korespondence a pozdravy klientům a zákazníkům.[4]

Vedení účetnictví

Asistenční administrátoři v některých kancelářích mohou být účtováni za sledování a zaznamenávání výdajů. Povinnosti se mohou pohybovat od vytváření tabulky k vykazování výdajů vedoucímu kanceláře. Někteří administrativní asistenti proto mohou být povinni mít znalosti v softwaru pro vedení účetnictví, například Microsoft Excel.

Plánování a plánování

Za plánování akcí, jako jsou schůze správní rady a obědy, mohou být odpovědní také administrativní asistenti. To může vyžadovat prozkoumání cen prodejců nebo dotaz na dostupnost účastníků. Mezi další povinnosti může patřit plánování schůzek a příprava prezentačních materiálů.

Dokumentace

Asistenti pro správu mohou také pomoci členům kanceláře s dokumentací. Kromě ukládání, organizování a správy souborů může být nutné, aby asistenti psali, upravovali a korigovali dokumenty. Někteří asistenti možná budou muset diktovat nebo zaznamenat zápisy ze schůzek.

Specializované pracovní povinnosti

Může se vyžadovat, aby administrativní asistenti v některých oborech měli rozsáhlé odborné znalosti. Proto mohou být povinnosti těchto asistentů více specializované. Možná bude třeba, aby právní asistenti důkladně porozuměli právní terminologii a postupům, zatímco lékaři mohou potřebovat dobrou znalost jednání s pojišťovnami a čtení lékařských zpráv.

V této perspektivě jsou také označováni jako specialisté na administrativní podporu.

Výhled do zaměstnání a informace o platu

Průměrný růst zaměstnanosti u sekretářek a administrativních asistentů se podle období 2012-2022 očekával v letech 2012-2022 Americký úřad pro statistiku práce (BLS). Generální sekretáři a administrativní asistenti, kteří neslouží jako právní, lékařští nebo výkonní sekretáři, vydělali podle BLS roční střední mzdu v roce 2018 ve výši 52 840 USD.

  • Poskytování služeb zákazníkům
  • Správa inventáře majetku a zásob, získávání zdrojů pro dodavatele (dodavatele) a předkládání faktur
  • Plánování a koordinace schůzek a prezentací, rozhovorů, akcí a dalších podobných aktivit * Odesílání a příjem pošty a balíčků
  • Odesílání faxů a e-mailů
  • Správa dokumentů a souborů
  • Odesílání a příjem dokumentů pro společnost
  • Zvednutí telefonu
  • Pomoc při různých každodenních operacích
  • Provozování řady kancelářských strojů, jako jsou kopírky a počítače
  • Zdravím hosty a návštěvníky

Očekávání zaměstnavatele

Zaměstnavatelé hledají pracovníky se znalostmi, kombinací dovedností, osobních rysů a postojů. Obsahují:

  • Dobře organizovaný
  • Zdvořilý
  • Spolehlivý
  • Silná pracovní morálka
  • Produktivita
  • Profesionalita
  • Schopnosti řešení problémů a kritického myšlení
  • Dobré technické, mezilidské a komunikační dovednosti
  • Zaměření na zákazníka
  • Uvážení
  • Schopnost multitaskingu
  • Týmová práce a dovednosti spolupráce[5]
  • Organizace času
  • taktika

Reference

  1. ^ „Informace o pracovní pozici administrativního asistenta | Národní kariérní služba“. Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27. Citováno 2013-12-08.
  2. ^ „Najít práci na CareerBuilder.com“. Msn.careerbuilder.com. 13. 12. 2010. Archivovány od originál dne 9. 11. 2013. Citováno 2013-12-08.
  3. ^ „Jak vést rozhovor: Administrativní asistent | Monster.com“. Hiring.monster.com. 2013-09-30. Citováno 2013-12-08.
  4. ^ „Sekretáři a administrativní asistenti: Příručka o pracovním výhledu: Americký úřad pro statistiku práce“. Bls.gov. 2012-03-29. Citováno 2013-12-08.
  5. ^ Administrativní pracovník Fulton-Calkins Rankin Shumack

externí odkazy